По информации Минтруда, максимальная величина больничных, пособий по беременности и родам, а также пособий по уходу за ребенком в следующем году будет выше, чем в текущем.

Штатная расстановка

Штатное расписание содержит информацию о структуре организации, ее штатном составе и численности, а также заработной плате по каждой должности. Однако кадровые работники используют в своей деятельности также такой документ, как штатная расстановка. Рассмотрим ее особенности и отличия от штатного расписания в данной статье.

Что такое штатная расстановка

Рассматриваемый документ также еще называют штатным замещением и штатным списком. Он не является обязательным для ведения кадровой службой, а скорее представляет собой удобный инструмент для ведения кадрового учета. За его отсутствие работодатель не будет привлечен к ответственности.

Законодатель не утвердил форму этого документа, поэтому разработка и изготовление бланка штатной расстановки ложатся на саму организацию. За основу берется форма Т-3 , используемая для оформления штатного расписания, к которой добавляется еще один столбец (или несколько). В данную графу заносятся сведения о работниках, которые занимают соответствующую должность (фамилия, имя, отчество, категория, от которой может зависеть оплата труда (например, пенсионер, учащийся и т.п.), наличие инвалидности, данные об отпусках и др.). Данные сведения позволяют создавать отчеты для руководства или вести статистику по определенным вопросам. Такие сведения могут быть необходимы для представления в Пенсионный фонд, военкоматы, страховые компании и т.д. Рассматриваемый документ позволяет оперативно получить информацию по заданному вопросу.

Однако главное назначение штатной расстановки - все-таки возможность отслеживать вакантные должности, определить нуждаемость организации в дополнительных работниках, рассчитать заполнение штатных единиц имеющимися кадрами, а также при приеме на работу новых лиц, в том числе совместителей. Составление данного документа будет очень полезно в организациях с постоянной «текучкой» персонала. Штатный список - отличный инструмент для построения кадровой политики организации. В случае освобождения должности лицо, занимающееся кадровыми вопросами, может, используя данный документ, определить, кто из действующих сотрудников может эту должность занять.

Заполнение штатной расстановки

Так как рассматриваемый документ разрабатывается на основании формы штатного расписания, приведем порядок составления штатного списка наряду с общими положениями об оформлении штатного расписания.

Форма штатного расписания (Т-3 ) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В таблице, которая используется для штатного списка, по каждой должности заполняются следующие графы:

структурное подразделение, к которому относится должность;
наименование должности (специальность или профессия) с указанием сведений о квалификации (разряд, класс, категория);
количество штатных единиц;
сведения о тарифной ставке (т. е. оклад);
доплаты и надбавки, помимо тарифной ставки;
общая сумма заработной платы, которая получается путем сложения значений из граф, касающихся оплаты труда.

Дополнительно к утвержденной форме таблицы при составлении штатного списка добавляются столбцы:

ФИО работника, занимающего должность;
дополнительные сведения (например, «отпуск по беременности и родам до 20.07.2017»).

Штатное замещение может заполняться как в бумажном виде, так и в электронном. Последний вариант более удобен для составления отчетов и подсчета вакантных должностей, а также упрощает заполнение данного документа, особенно в случае постоянной «текучки» кадров.

Список локальных документов, которые заполняют сотрудники кадровых служб, является достаточно широким. В любой серьезной компании составляется штатной расписание. Ведение основных показателей осуществляется при помощи этого вида документации. В ней отражается структура подразделений, список должностей, нужное число сотрудников и размер окладов. Расстановка имеет не так много отличия от ранее упомянутого термина, просто она считается расширенным документом. Здесь находится место еще и для информации в отношении занятых сотрудниками и свободных должностей.

Что такое штатное расписание?

Расписанием называют нормативный официальный документ организации, который в себе содержит данные о:

составе штата;
структуре;
размере окладов по должностям.

Цели составления штатного расписания

Эффективное использование каждого отдельного работника – это основная цель создания этого локального акта. Благодаря существующей форме, руководители смогут законно и удобно доукомплектовывать штат предприятия.

Именно при помощи этого документа кадровые сотрудники осуществляют прием новых работников на свободные должности и организовывают учебный процесс для уже набранного штата. Считается, что при наличии расписания работники получают наглядное подтверждение возможности карьерного роста.

Образец штатного расписания

Приведенная ниже ссылка позволит скачать образец этого документа. В нем применяется специальная таблица. Указывается, какие должности входят в структурные подразделения, размеры соответствующих тарифных ставок. Перечисляются возможные надбавки по должностям и подсчитывается общий заработок. Также в тексте должны содержать реквизиты – номер, ссылка на приказ, срок действия, дата составления, подписи должностных лиц.

Что такое штатная расстановка?

Расстановку нередко называются другими терминами: список, книга, замещение должностей. Однако чаще практикуется применение названия – штатная расстановка.

По сути, данный документ является расширенной версией предыдущего и содержит больше конкретики. Так, в него добавляются фамилии и другие данные сотрудников, которые соответствуют существующим на предприятии должностям.

Цели составления штатной расстановки

Расстановка применяется для отчетности. Кадровики используют его для собственных целей – чтобы упростить работу. Благодаря наличию такой систематизированной информации кадровики смогут следить за тем, кто именно выполняет определенные обязанности, как распределяется ставка между сотрудниками, сколько совместителей работает на предприятии.

Образец штатной расстановки

Обратить внимание следует на наличие фамилий напротив наименования позиций в компании. Также чаще здесь заполняются поля с примечаниями, ведь они имеют отношения к конкретным сотрудникам. Например, в это поле можно вписать, что работник является совместителем или временно находится в отпуске.

Отличие между штатным расписанием и штатной расстановкой

Хотя у этих двух видов документаций достаточное количество общих полей, но и отличий у них предостаточно. Например, расписание является нормативным и обязательным документом, тогда как расстановку кадровики заполняют добровольно. Соответственно и для расписания существует унифицированная форма. И хотя она перестала быть обязательной для использования, но многие все равно ее используют. В расписании все данные не конкретизированы, нет упоминания фамилий работников. В нем содержатся плановые показатели, и хранятся они 3 года, а для сравнения в расстановке – лишь фактические значения, сохраняющиеся на протяжении 75 лет.

Как заполнять штатное расписание и штатную расстановку?

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:

Также вы можете бесплатно (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется трудовым законодательством России и в обязательном порядке утверждаются руководством.

Расстановка и расписание - важные и необходимые документы для любого предприятия. Данные акты необходимы для структурирования работы всей организации. Не редко работники задаются вопросом о том, что все это значит и в чем заключается отличие этих документов.

Оба документа в равной степени применяются для того, чтобы регламентировать численность штата фирмы, организацию работы , а также распределить структурные отделы и их обязанности. Кроме того, документы содержат полную информацию об занимаемых работниками должностях с указанием специализации. Профессия каждого работника сопровождается пометкой об уровне его квалификации. Акты также регламентируют рабочее время и количество нанятых работников.

Что такое штатная расстановка и штатное расписание?

Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице. Первое - это нормативный акт , в котором отражена структура штата фирмы или компании, а также состав и количество нанятых сотрудников. Кроме того, в нем отражены все должности и оклады работников. Этот нормативный акт обязателен для любой организации.

Расписание — не является обязательным документом и определяется потребностями конкретных предприятий. Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год. План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?

Отличие штатного расписания от штатной расстановки заключается в содержимом этих документов. Расстановка регламентирует всю работу штата предприятия, тогда как расписание является необязательным документом, отвечающим за рабочий распорядок. Оно имеет произвольную форму заполнения, и может быть составлено сотрудником кадрового отдела. Расстановка заполняется по форме и только уполномоченным лицом.

Законодательство России о труде не содержит обязательных требований для обязательного наличия плана штата, однако оно важно в том случае, если работа сотрудников предопределяется их должностями, а не видом выполняемой работы.

Штатная расстановка и штатное расписание – форма Т-3

Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов. Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы.

По форме документ заполняется следующим образом:

Название организации;
Банковские реквизиты;
Структурное разделение на разделы;
Должности штата, включая те, на которых нет сотрудников;
Численность штата;
Возможные оклады (включая все надбавки) - указываются цифрами, также прописываются вероятные границы.

Все данные должны быть отражены в обязательном порядке в данном плане. Оно также содержит количество штата, другими словами - всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.

Расстановка кадров по штатному расписанию – образец

Документ в обязательном порядке должен иметь все необходимые пометки, включая не только оклады, но и надбавки для должностей. Все формы обязательны для заполнения, должны содержать расшифровки подписей. Только в этом случае документ может быть утвержден руководством. Обязательно утверждаемому у руководства либо уполномоченных лиц предприятия.

Приказ о расстановке штатного расписания

Приказ может быть утвержден только после полной проверки. Все графы и столбцы обязательно заполняются, после чего отправляются на проверку и утверждаются у руководства. Это не просто формальный документ, и пусть он не является законодательно обязательным, данный акт должен быть на каждом предприятий. Образец приказа поможет избежать ошибки в составления, поэтому рекомендуется ознакомиться с заполненным приказом.

Формой документирования кадрового ресурса предприятия в составе и количестве является штатное расписание организации. В стандартном варианте оно содержит в себе список должностных позиций, информацию о количестве штатных единиц и об оплате труда сотрудников с указанием размеров окладов, надбавок и месячных начислений. Содержание этого документа трактуется локальными документами организации.

Для чего необходимо составлять штатное расписание организации

Штатное расписание – кадровый документ, отражающий данные о штатном составе компании с указанием всех имеющихся должностных позиций и заработной платы персонала организации. По законодательству разработка этого нормативного акта является обязательной, но его наличие, содержание и правильность оформления обычно проверяет большинство надзорных органов. Все дело в том, что права трудящихся и охрана их деятельности отражаются во многих документах предприятия, в том числе и в штатном расписании. Это значит, что его отсутствие влечет за собой нарушение трудового законодательства, наказуемое в соответствие со статьей 5.27 КоАП РФ наложением штрафа. Помимо этого, штатное расписание необходимо для учета кадров, и его составление и изменение являются важными организационными моментами.

Кто в компании составляет штатное расписание? Его разрабатывает сотрудник кадрового департамента, а в отсутствие такового – топ-менеджер организации. Данный документ обязательно подписывается руководством, а его оформление и состав диктуется основным документом предприятия – Уставом.

В чем же состоит важность разработки штатного расписания для организаций? Во-первых, трудоустраивать человека на место, отсутствующее в перечне должностных единиц, запрещено законом. Во-вторых, должность принятого на работу сотрудника должна полностью совпадать по названию с соответствующей позицией в расписании – наличие несоответствий административно наказуемо. Иными словами, трудоустраивать нового человека к себе в компанию наниматель должен только на единицы, которые имеются в перечне должностей штатного расписания организации. Отметим, что этот документ может быть как общим для всего предприятия, так и разрабатываться для его отдельных структурных подразделений, что отражается в уставной документации.

Штатная расстановка и штатное расписание организации: главные отличия

Текучесть кадров характерна для многих действующих компаний. Именно поэтому на практике часто применяется составление штатной расстановки – «рабочего» варианта штатного расписания организации. Она характеризуется своей изменчивостью и при этом не требует утверждения приказом при каждом уменьшении или увеличении штата компании.

Другое отличие штатного расписания от штатной расстановки в том, что в расписании показана лишь количественная характеристика должностных позиций, а расстановка отражает, свободна или занята данная должность, а также кто именно из сотрудников (с указанием имени и фамилии) занимает рабочее место.

Обязательно ли нужно составлять штатное расписание организации

Законодательством не предусмотрено обязательное составление штатного расписания в организациях. Речь о его наличии среди документов предприятия ведется лишь в Трудовом кодексе РФ – в статьях 15 и 57. Тем не менее, первое, что проверяют ведомства по трудовому и налоговому надзору, – это наличие и оформление штатного расписания организации. Отсутствие этого кадрового документа трактуется, как нарушение законов об охране труда и влечет за собой наложение штрафа на сумму от 1 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и на сумму от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц (статья 5.27 КоАП РФ).

Как заявляет Федеральная служба по труду и занятости, человек не может быть принят в штат компании на должность, название которой отсутствует в штатном расписании организации или имеет расхождение по названию с имеющейся в перечне должностных позиций штатного расписания (письмо от 21 января 2014 года № ПГ/13229-6-1).

Помимо этого, отсутствие этого документа в ряде случаев может стать причиной проблем для организации. Так, судебный спор вряд ли решится в пользу работодателя, если уволенный по сокращению штата сотрудник (пункт 2 статьи 81 ТК РФ) обратился в суд для доказательства того, что его увольнение не имеет должных оправданий. Дать правильное объяснение в суде и доказать правомерность принятого решения об увольнении по сокращению штата поможет компании лишь наличие штатного расписания.

Во избежание лишних затрат на штрафы и прочих неприятных моментов, работодатель должен вести штатное расписание организации, которое составляется для всего предприятия.

Зачем штатное расписание организации может понадобиться при проверках инспекций

Чтобы проверить обоснованность расходов, связанных с оплатой труда при исчислении налога на прибыль, налоговые инспекторы в ходе проверок требуют предъявить штатное расписание организации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 августа 2011 года № 09АП-19982/2011-АК). Также данный кадровый документ нужен для того, чтобы избежать достаточно сложной переквалификации гражданско-правового договора между ИП и ЮЛ в трудовой. При наличии штатного расписания компании будет проще не подвергнуть себя штрафу за неисполнение обязанностей по перечислению НДФЛ за своих работников (определение ВАС РФ от 10 марта 2009 года № ВАС-2114/09) и избежать доначисления страховых взносов.

При разработке этого документа необходимо соблюдать соответствие количества персонала законодательно установленным лимитам. Так, если организация применяет упрощенную систему налогообложения, численность штата не должна превышать 100 человек на начало налогового года (подпункт 15 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ).

В ходе выездных мероприятий по контролю деятельности работодателя сотрудники Фонда социального страхования смотрят не только на наличие/отсутствие штатного расписания организации, но и на время трудоустройства людей в данную компанию, особенно это касается женщин. Так, если предприятие приняло в штат работницу незадолго до ее ухода в декретный отпуск, и при этом для нее была создана новая должностная единица, надзорные органы потребуют объяснений: руководитель мог преднамеренно сделать это для получения из ФСС возмещения средств, перечисленных на оплату декретных. Разумным обоснованием послужит наличие служебной записки от начальника подразделения организации с просьбой ввести необходимую вакансию, а также предоставление материалов, подтверждающих выполнение сотрудницей своих должностных обязанностей, к примеру, документов с ее подписью и проч. (определение ВАС РФ от 28 декабря 2010 года № ВАС-15163/10).

Еще одна инстанция, запрашивающая штатное расписание, – Государственный Пенсионный Фонд (пункт 11 Методических рекомендаций, утвержденных Постановлением Правления ПФР от 30 января 2002 года № 11п).

Нормативные документы, необходимые для составления штатного расписания организации

Разработка штатного расписания организации требует обращения к следующим нормативно-правовым документам:

Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
ТК РФ;
единой тарифной сетке РФ.

Зачастую компании используют форму № Т-3, для того чтобы разработать собственное штатное расписание. Образец этот не является законоустановленной формой, поэтому его всегда можно изменить с учетом требований организации. Так, любая компания может создать собственное штатное расписание, дополнив единый шаблон необходимыми графами.

Порядок составления штатного расписания организации по форме T-3

Установленная форма штатного расписания организации № T-3 имеет вид таблицы из 10 столбцов, перечень которых при необходимости можно дополнять. В случае отсутствия нужной для заполнения какой-либо из основных граф информации, ячейку оставляют пустой.

Штатное расписание начинается с данных: название фирмы (в полном или сокращенном варианте), код по ОКПО, дата составления документа (фактическая) и его номер.

Для утверждения составленного штатного расписания издается приказ/распоряжение руководителя хозяйствующего субъекта или уполномоченного на это сотрудника. Дата и порядковый номер по очередности издания внутренних документов вносятся в строку штатного расписания, начинающуюся со слов «Утверждено приказом». Следующая строка, начинающаяся со слов «на период», необходима для указания периода актуальности штатного расписания (обычно год) и даты его начала. Далее вписывается количество штатных единиц, после чего переходят к заполнению основных столбцов формы.

Структурное подразделение.

Первый столбец «Наименование» заполняется в произвольной форме. Традиционно структурные подразделения компании располагаются по иерархии – от административного отдела до обслуживающего.

Второй столбец таблицы штатного расписания содержит в себе коды структурных подразделений предприятия, установленные руководством. Эта графа больше служит для удобного определения места каждого из подразделений в общей организационной системе компании.

Примеры заполнения второго столбца штатного расписания фирмы:

для финансового подразделения организации определен код 02, тогда входящим в его состав отделам бухгалтерии и экономического отдела будут соответствовать коды 02.01 и 02.02;
если отделы имеют дополнительные группы, то их коды будут это отражать следующим образом: например, у расчетной группы бухгалтерии будет код 02.01.01.

Должность (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации.

Третий столбец таблицы штатного расписания организации заполняется информацией о наименованиях должностных позиций, которые традиционно располагаются в иерархическом порядке – от руководящих постов до младших сотрудников.

Напомним, статья 57 ТК РФ устанавливает, что с работой на определенных местах связано предоставление компенсаций/льгот либо действие некоторых ограничений. Таким образом, наименование каждой должностной позиции в штате организации должно соответствовать:

Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года № 367);
квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ от 21 августа 1998 года № 37).

Количество штатных единиц.

Четвертый столбец отражает, сколько единиц имеет штат организации. Показатель может быть как целым числом (при полной ставке трудящихся), так и в виде дроби – 0,75, 1,5 и т.д. (при возможном совместительстве). Порядок исчисления ставок для хозяйствующих субъектов определен Указанием по применению и оформлению первичных документов (утверждено Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1).

В данной части таблицы указываются не только имеющиеся на момент разработки расписания штатные единицы, но и незанятые рабочие места. Делается это с расчетом на перспективу трудоустройства дополнительных кадров, т.к. принять нового сотрудника в организацию можно только на должностные позиции, обозначенные в расписании.

Обратите внимание на то, что количество фактически работающего персонала на момент составления штатного расписания компании и общий трудовой фонд не всегда совпадают по значению. К примеру, одна позиция может подразумевать несколько сотрудников, занятых по совместительству или на неполной трудовой ставке. Расписание в этом случае отразит суммарное значение штатных единиц в одной должностной позиции. К примеру, на должности менеджера по кадрам работает два человека на 0,25 ставки и один – на полной. Тогда данный столбец будет содержать число 1,5 штатной единицы.

При открытии компанией дополнительных филиалов составлять в каждом из них собственный кадровый документ не нужно, т.к. он утверждается на юридическое лицо в целом. Филиалы в этом случае имеют на местах копию штатного расписания организации или выписку из него.

Тарифная ставка/оклад.

В этот столбец вписывается оплата труда для штатной единицы по тарифной ставке/окладу в рублях (пункт 5 Указаний Госкомстата РФ).

Наличие «вилки» окладов разного уровня (от и до) для людей, находящихся на одной должностной позиции, не только вызывает трудности при заполнении этой части таблицы штатного расписания, но и не соответствует требованиям нормативно-правовых актов. Так, в статье 22 ТК РФ сказано, что у работодателя должен быть установлен единый тариф на равнозначную деятельность сотрудников.

В штатном расписании организации каждой должностной позиции соответствует определенный тариф оплаты труда, или размер оклада. Это правило может не соблюдаться только в отношении должностей, закрепленных за разными структурными подразделениями организации. К примеру, менеджер в отделе снабжения и менеджер в отделе рекламы могут иметь различные суммы окладов.

Надбавки.

Оплату труда работников организации, находящихся на одной должностной позиции, но имеющих различные нагрузки, уровень квалификации, опыт трудовой деятельности, можно корректировать надбавками.

Шестой, седьмой и восьмой столбцы штатного расписания отражают надбавки мотивационного и компенсационного характера, подразделяющиеся на:

выплаты, которые компания должна начислять работникам по закону (территориальные компенсации, за наличие ученых степеней);
выплаты, установленные локальными документами организации (за сверхурочные часы, высокую степень профквалификации, владение иностранным языком и т.д.).

Надбавки, являющиеся обязательными по закону, отражаются в штатном расписании компании в своем возможном минимуме. К примеру, 10% для «северных», т.к. на эту должностную позицию могут быть приняты люди с различным уровнем квалификации, стажем и проч.

Размер надбавок в расписании может отражаться в денежном эквиваленте, в процентах или в виде коэффициента. Лучше для обозначения всех видов надбавок в одной организации применять один и тот же метод. Несколько систем определения в штатном расписании применяется лишь в порядке исключения. Если единое обозначение не отражает суть начисления заработной платы, таблица документа дополняется нужными столбцами.

Случаи, когда работнику причитается надбавка, как по законодательству, так и согласно локальным документам организации, утверждаются соответствующим приказом/распоряжением руководства. Они перечислены в правилах внутреннего распорядка и в трудовом договоре с сотрудником.

Оформление штатного расписания организации осуществляется таким образом, что столбцы 6-й, 7-й и 8-й содержат в себе информацию о всех возможных надбавках, которые могут начисляться для каждой должности в данной компании. Таким образом, в 9-ом столбце будет указываться суммарное денежное выражение окладов, причитающихся всему количеству имеющихся штатных единиц, и возможных надбавок для всех должностных позиций.

Руководящий состав предприятия сам распределяет части из общей суммы надбавок, начисляемые каждому отдельному сотруднику.

Всего.

Данный столбец отражает суммарное значение оклада и надбавок для данной должностной позиции:

(столбец 5-й + столбец 6-й + столбец 7-й + столбец 8-й) x столбец 4-й.

Примечание.

Последний столбец таблицы заполняется лишь в некоторых случаях, например, если:

работнику необходимо выплачивать компенсационные надбавки за природные/климатические условия труда, а также за наличие у него ученой степени. В этом случае столбец «Примечание» содержит ссылку на соответствующие законодательные акты федерального или местного значения и фактический размер надбавки (столбец 6-й содержит минимальные значения надбавок);
в организации есть сотрудники, выполняющие сдельную работу.

Итого.

Итоговая строка относится к столбцам с 4-го по 9-й. Суммарное количество штатных единиц прописывается вверху штатного расписания организации (строка «Штат в количестве»). Данная строка таблицы отражает объем фонда оплаты труда компании, запланированный на период действия документа. Указанное значение в ходе деятельности может изменяться в сторону уменьшения (в случае простоя, нахождения сотрудников в отпусках, на больничных и проч.) или в сторону увеличения (при сверхурочной работе, выходах в праздничные или выходные дни).

Кем и как утверждается штатное расписание в организации

Составленное штатное расписание подлежит обязательному утверждению органом управления компании. Подготовка документа традиционно происходит в конце года на следующий. В случае если организация не планирует увеличивать количество должностных позиций, срок действия штатного расписания можно устанавливать более года. Данный кадровый документ обретает юридическую силу только после того, как приказ компании о штатном расписании издан и подписан руководителем. Заменить приказ может соответствующее распоряжение.

Приказ подлежит порядковой нумерации и составляется в свободной форме.

Пример редакции приказа/распоряжения: «Приказываю/распоряжаюсь: утвердить штатное расписание №1 от 31 декабря 2017 года в количестве штатных единиц 25 с месячным ФОТ в сумме 540 000 рублей. Штатное расписание №1 от 31 декабря 2017 года вводится с 01 января 2018 года».

На следующем этапе штатное расписание утверждается генеральным директором компании и в подписанном виде идет в качестве приложения к соответствующему приказу/распоряжению.

Где и сколько хранится штатное расписание в организации

Положение пункта 71 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558) говорит о том, что штатное расписание имеет постоянный срок хранения.

Хранение документа происходит там, где он был составлен и утвержден. Иные бумаги, касающиеся его разработки (справки, рекомендации, решения), имеют срок хранения 5 лет. Столько же необходимо хранить проекты штатного расписания, а носители с «черновиками» кадрового акта, связанные с его составлением, – 3 года. Данные правила хранения штатного расписания организации и документов по его разработке регламентированы пунктами 72 и 73 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

В каком порядке вносятся изменения в штатное расписание организации

Штатное расписание разрабатывается в декабре текущего года на следующий год. Но зачастую возникают моменты, когда этот документ требует изменений (изменение нормативно-правовых актов, добавление/упразднение должностной единицы и проч.). На этот случай есть два варианта действий: разработка и утверждение нового штатного расписания организации (при больших преобразованиях кадрового ресурса компании) или публикация приказа на внесение корректировок (при несущественных перестроениях).

Для редакции приказа на внесение изменений можно указывать следующие основания:

реорганизация компании;
изменение производственного процесса;
улучшение организационного управления;
утверждение новых законопроектов;
упразднение дублирующихся должностных позиций;
иные основания.

Количество корректировок расписания не лимитируется законом, поэтому вносить необходимые изменения можно столько, сколько этого потребуется в ходе работы компании. Основное, что следует соблюдать – это обоснование любой поправки локальными документами организации, т.е. либо приказом, либо распоряжением руководства.

Как в штатное расписание организации отражаются изменения при сокращении штата

Исключение должностных позиций из штатного расписания возможно только при сокращении численности кадров. Часто упразднять должности компании приходится под давлением внешних и внутренних факторов: сложной экономической ситуации в стране/регионе, смены условий деятельности и проч.

Если сокращение штата организации неминуемо, то работники, попадающие под него, ставятся в известность за 60 дней до дня увольнения.

Документальное оформление этого процесса происходит согласно следующим этапам:

публикуется приказ о внесении корректировок в штатное расписание с указанием причины;
вносятся соответствующие изменения, при этом сохраняются все коды должностных позиций и структурных подразделений;
публикуется и утверждается приказ о сокращении штата;
приказ подлежит ознакомлению сотрудниками.

Введение новой должностной позиции происходит следующим образом:

публикуется приказ о внесении изменений в штатное расписание организации;
расписание корректируется по новым требованиям;
готовится должностная инструкция для новой штатной единицы.

Какие изменения в штатное расписание организации вносятся при пересмотре ФОТ

Большинство компаний каждый год составляет новое штатное расписание. Причиной постоянных преобразований являются изменения фонда оплаты труда.

Как именно осуществляется этот процесс документально, зависит от причины корректировок:

1. Увеличение окладов. При изменении окладов в большую сторону руководитель может утвердить новое расписание в течение одних суток. Так, генеральный директор вводит штатное расписание с 1 января 2017 года, если оно им было утверждено 31 декабря 2016 года.

Повышение окладов требует документального оформления: с сотрудниками подписываются дополнительные соглашения. В данной ситуации, согласно статье 72 ТК РФ, обе стороны трудовых отношений обоюдно изменяют условия сотрудничества, т.е. заблаговременное оповещение за 60 дней не требуется.

2. Снижение окладов. Принимая решение уменьшить оклады, организация не нарушает права трудящихся.

При отказе работника обоюдно изменить условия трудового договора руководству компании следует действовать в правовом поле статьи 74 ТК РФ: за 60 дней уведомить человека о снижении оклада. Т.е. штатное расписание будет введено лишь 1 марта 2017 года.

3. Изменение надбавок. Надбавки, указанные в штатном расписании организации, чаще носят периодичный характер и начисляются по требованиям законодательства. Они могут быть отражены как в рублях, так и в процентном соотношении от оклада (согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1).

Изменить или вовсе упразднить начисление законных надбавок можно только при изменении условий труда работника. Например, если сотруднику полагается начисление компенсационных надбавок за географические и природные/климатические условия труда, то отменить их можно только, если перевести этого человека на работу в другой, более благоприятный регион.

На надбавки, которые были введены руководством самостоятельно, данное правило не распространяется. Так, если директорат пожелает уменьшить оплату труда людей, выходящих на работу в праздничные дни (надбавка установлена локальными актами организации), то новое штатное расписание будет актуально через 60 дней после оповещения персонала.

4. Корректировка премиальных. Если размер вознаграждений указан в штатном расписании компании или в трудовом договоре, то работодатель обязан начислять установленные премии каждый месяц. Указание размера премий в этом кадровом документе также сыграет не в пользу организации при рассмотрении споров в суде, так как подтвердит, что премиальные были гарантированы персоналу. Таким образом, штатное расписание стоит ограничить информацией о размерах окладов и обязательных надбавок.

Как отображать структурные подразделения организации в штатном расписании

Для филиалов предприятия не требуется составление отдельных штатных расписаний: этот кадровый документ разрабатывается для всей организации. В противном случае подобная инициатива руководства отражается в локальных актах, и руководитель подразделения получает соответствующие полномочия. В кадровом документе филиала указываются те же характеристики штата, что и в расписании, разрабатываемом для всей компании. Штатное расписание подразделения точно также подлежит утверждению приказом, нумерации и датированию.

Размеры окладов не должны различаться по должностным позициям, имеющим одинаковое наименование. Так, при разных окладах удобнее и более безопасно утвердить разные названия должностей (менеджер по продажам, менеджер по работе с клиентами). Многие компании допускают указание в своем штатном расписании «вилки» оклада, например, от 15 000 до 25 000. На этот счет мнения судей и представителей трудовой инспекции расходятся. Суд находит это правомерным, так как указание суммы оклада в трудовом договоре и в локальной документации имеет место быть. Но по опыту проверок надзорными органами, установление окладов с определенным диапазоном «от и до» может обернуться наложением штрафа, так как это является нарушением прав трудящихся (статья 5.27 КоАП РФ).

Можно ли включать «вилку» окладов в штатное расписание организации

При возникновении споров, требующих вмешательства судебной власти, установление диапазона «от и до» в окладе одной должностной позиции не является противозаконным, если работодатель сможет дать четкое обоснование данному факту.

«Вилка» окладов обязательно фиксируется в штатном расписании организации и трудовых договорах с сотрудниками. Благодаря наличию диапазона окладов компания может выплачивать различные суммы вознаграждений работникам, находящимся на должностных позициях с одинаковыми названиями, но либо имеющим отличающиеся профессиональные характеристики, либо занятым в разных структурных подразделениях. Не редки обращения в суд тех сотрудников, начисление зарплаты которых происходит по нижней границе «вилки» окладов. Организация выиграет судебный процесс в том случае, если разные оклады одной должностной позиции будут обоснованы внутренними документами. Так, в приказе/распоряжении руководителя может быть отражено установление оклада согласно уровню квалификации сотрудника или объему его работы (часть 1 статьи 129 и часть 1 статьи 132 ТК РФ, пункт 10 Постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 года № 2).

Выписка из штатного расписания организации

В ходе судебных разбирательств у организации-работодателя запрашиваются копии документов, среди которых на первом месте штатное расписание. Есть один минус – документ отражает ФОТ всего персонала, и разглашение этой информации крайне нежелательно для компании. Наиболее приемлемый вариант – предоставить выписку из штатного расписания.

При возникновении судебных споров выиграть процесс организации помогает внутренняя документация. Однако из нее сотрудник, обратившийся в суд, узнает ту информацию, которая ранее для него была недоступной. Снизить риск разглашения помогает предоставление соответствующей выписки.

Нужно ли предоставлять штатное расписание организации работникам для ознакомления

Надзорные органы и суд единогласны в том, что документ «Штатное расписание организации» предоставлять персоналу для ознакомления не нужно.

Однако Государственная инспекция труда составляет акт о нарушении, если в листе ознакомления с внутренним документом нет подписей трудящихся. Данное нарушение (часть 3 статьи 68 ТК РФ) карается штрафом до 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ).

Проверять факт ознакомления персонала со штатным расписанием представитель ведомства не станет: данный документ не имеет отношения к деятельности людей в организации, а также нет законного обязательства работодателя показывать его работникам ни во время трудоустройства, ни в ходе исполнения трудовых обязанностей.

Штатное расписание становится интересным сотрудникам только при их обращении в суд, причиной которого может быть:

недовольство разницей в суммах окладов работников, находящихся в одноименной должности;
желание человека признать отношения трудовыми;
несогласие с сокращением штата и т.д.

Опираясь на часть 1 статьи 62 ТК РФ, сотрудник вправе потребовать копию штатного расписания организации, готовить которую работодатель может на протяжении трех дней. Но по закону делать это он не обязан. Вопрос будет исчерпан, если выдать человеку заверенные копии бумаг, касающихся его трудоустройства, например, приказ о приеме на работу или расчетный лист. Отказ можно обосновать тем, что штатное расписание не относится к вопросам выполнения трудовых обязанностей и не является документом, регулирующим деятельность наемного сотрудника. В данном случае работодатель будет действовать в рамках закона (статья 62 ТК РФ), не нарушая права работника.