Доверенность на право подписи первичных документов бланк. Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур

Оформляем передачу права подписи счета-фактуры

Елена Орлова, налоговый консультант ООО АудитИнкам, г. Тюмень

Подпись в счете-фактуре могут ставить не только руководитель и главный бухгалтер, но и иные уполномоченные на то лица. Рассмотрим некоторые особенности передачи права подписи этого документа.

В пунктах 5 и 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ приведен перечень обязательных реквизитов счетов-фактур, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) соответственно.

Пунктом 6 этой же статьи определено, что подписи руководителя и главного бухгалтера организации являются обязательным атрибутом счета-фактуры. Возможно его подписание и иными лицами, уполномоченными на такое действие приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении же счета-фактуры индивидуальным предпринимателем этот счет-фактура подписывается им самим с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации.

Постановлением правительства РФ от 26 декабря г. № 1137 в форме счета-фактуры среди обязательных его реквизитов приведены:

Руководитель организации (подпись) (Ф.И.О.) и Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.).

При этом налоговые органы тщательно оценивают подписи при проверках. И нередко находят недостатки в оформлении счета-фактуры. К таковым относятся:

отсутствие расшифровки подписи должностных (уполномоченных) лиц;

подписание счета-фактуры неуполномоченным лицом;

отсутствие одной подписи, когда требуется наличие двух.

И это квалифицируется ими как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. А за этим следует непринятие к вычету суммы НДС, приведенной в рассматриваемом счете-фактуре, и возникновение у налогоплательщика недоимки по налогу. Производится начисление пеней за несвоевременную уплату налога в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса РФ и штрафных санкций согласно пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ нет каких-либо ограничений в отношении лиц, которые могут быть уполномочены подписывать счета-фактуры от имени организации. Поэтому правом подписи счетов-фактур могут быть наделены лица, не являющиеся должностными лицами организации. Это подтвердили и судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 июня 2006 г. по делу № А13-14164/2005-28.

При оформлении счета-фактуры в этом случае возможны варианты: использовать стандартную его форму или же указывать должность лица, которое его подписывает по доверенности либо на основании распорядительного документа по организации вместо руководителя или главного бухгалтера.

Сначала Минфин России разъяснял, что указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи желательно было бы указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (письмо Минфина России от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127).

Также налоговики отметили, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8). Позднее же Минфин РФ разъяснил, что Налоговый кодекс РФ не запрещает указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина РФ от 23 апреля г. № 03-07-09/39.

Отсутствие у налогоплательщика копии приказов руководителей поставщиков или доверенностей о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур иным лицам во многих случаях налоговые органы опять же квалифицируют как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

С приведенной позицией соглашаются и арбитражные суды. О ненадобности указания должности уполномоченных лиц в счете-фактуре и необходимости указания фамилии и инициалов лица, подписавшего счет-фактуру, а также наличии копии приказов руководителей поставщиков о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур таким лицам напомнили судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлениях от 27 ноября 2006 г. по делу № А56-55403/2005, от 31 октября 2006 г. по делу № А56-825/2006.

Таким образом, в форме счета-фактуры целесообразно указывать после подписи фамилию и инициалы уполномоченного лица. Если в реквизитах счета-фактуры Руководитель организации и Главный бухгалтер присутствовали фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то под ними рекомендуется дополнительно указать: За руководителя организации и За главного бухгалтера соответственно. При этом уполномоченное лицо должно поставить свою подпись и указать свои фамилию и инициалы (письмо ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425@).

Приложение № 1 (примерная форма доверенности)

Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур (скачать образец)

Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.

Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

прописью место составления;

дату;

наименования сторон;

адреса;

ОГРН;

КПП для юридических лиц;

свидетельство о госрегистрации в качестве предпринимателя (для ИП).

Паспортные данные, место регистрации (для физического лица и представителя юрлица).

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.

Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.

Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.

Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

должность лица, подписавшего накладную от имени компании, если это лицо работает в этой организации;

фамилия, имя, отчество лица, подписавшего накладную;

наименование и реквизиты того документа, на основании которого лицо подписывает накладную от имени компании;

подпись доверенного лица.

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).

Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.

Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.

Re: доверенность на право подписи счетов-фактур

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

г. _______ Первое декабря две тысячи пятого года

Общество с ограниченной ответственностью "_____________" (внесена запись в Единый государственный реестр юридических лиц о создании юридического лица за ОГРН?____________ от ________ года, свидетельство серия ___ ?_______) в лице директора

_______________________

действующего на основании Устава ООО "________________________________", доверяет состоящей в штате _________________

_______________________

(паспорт_______________)

подписывать за руководителя от имени ООО "______________________________" акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры Общества.

Образец подписи доверенного лица __________________________ заверяю.

Настоящая доверенность выдана без права передоверия сроком до 31.12.2006 г. (тридцать первое декабря две тысячи шестого года).

Доверенность на право подписи счетов-фактур

Такой вид доверенности предназначен для подписания представителем счетов-фактур в организациях и учреждениях.

Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие лица, уполномоченные на то приказом по организации (иной распорядительный документ) или по доверенности от имени организации.

В доверенности в качестве доверителя на право подписи счет-фактуры могут выступать организации и индивидуальные предприниматели (только юридические лица). Представителем может являться любое физическое лицо. Налоговый кодекс РФ не содержит ограничения по назначению должностных лиц, которые имеют право подписи счет-фактуры от лица руководителя и главного бухгалтера.

Объем передаваемых полномочий должен включать в себя список документов. которые имеет право подписать представитель.

Если представитель подписывает счет-фактуру, то в отведенном для подписи месте, рекомендуется указать следующее:

должность представителя, который подписывает счет-фактуру от имени организации, если состоит в какой-либо должности в данной организации;

ФИО представителя, который подписывает счет-фактуру от имени организации;

реквизиты и название документа, представляющего данное лицо на подписание счет-фактуры;

и подпись данного лица.

Доверенность на право подписи документов

Доверенность на право подписи документов оформляется в свободно форме. Организациями обычно выписывается на фирменном бланке. Действие доверенности на право подписи документов ограничивается конкретной датой окончания. Срок действия доверенности указывается в тексте доверенности и не может превышать трех лет. Если срок действия не указан, доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи.

Для некоторых видов доверенностей может потребоваться нотариальное удостоверение.

Доверенность на право подписи документов прекращает свое действие в следствие:

Состав передаваемых полномочий обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Доверенность на право подписи документов может выписываться под конкретный тип документов: право подписи договоров, право подписи счетов-фактур, актов, счетов и накладных. В организациях вместо доверенности может использоваться приказ на подпись. Доверенность на получение товара. в свою очередь, дает право подписывать акты и накладные на получаемые ТМЦ.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

прописью место составления;
дату;
наименования сторон;
адреса;
ОГРН;
КПП для юридических лиц;
свидетельство о госрегистрации в качестве предпринимателя (для ИП).
Паспортные данные, место регистрации (для физического лица и представителя юрлица).

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

должность лица, подписавшего накладную от имени компании, если это лицо работает в этой организации;
фамилия, имя, отчество лица, подписавшего накладную;
наименование и реквизиты того документа, на основании которого лицо подписывает накладную от имени компании;
подпись доверенного лица.

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

В настоящее время вы можете без риска принимать к вычету НДС по счетам-фактурам предпринимателя, подписанным его по доверенности. Теперь это прямо разрешает Налоговый кодекс.

Раньше чиновники требовали, чтобы счета-фактуры заверял предприниматель лично (письма от 24 июля 2012 г. № 03-07-14/70 и от 14 января 2010 г. № 03-07-09/02). Но с 1 июля действует прямая норма о том, что счет-фактуру за бизнесмена может визировать другой человек. Главное, чтобы у него была доверенность на это (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому теперь можно больше не просить предпринимателя переделать счет-фактуру, в котором стоит чужая подпись.

В статье мы приведем образец доверенности. И расскажем, на какие именно реквизиты вам обратить внимание, чтобы не потерять вычеты. Советы пригодятся и в случае, когда вы сами оформляете доверенность. Ведь если контрагент найдет ошибку, то попросит представить новую доверенность или переоформить счет-фактуру. Так должна выглядеть доверенность на подпись счетов-фактур предпринимателя:

Форма доверенности

Для доверенностей, которые выдают предприниматели, особые требования. Эти документы нужно удостоверять нотариально (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57). Поэтому проверьте, чтобы на доверенности, копию которой вашей компании представил бизнесмен, была удостоверительная надпись нотариуса. И в любом случае проверяйте все реквизиты, о которых пойдет речь далее в статье. Ведь нотариусы составляют доверенности с точки зрения Гражданского кодекса. И не всегда в курсе, какие еще дополнительные требования к этим документам выдвигают налоговики.

Если вы составляете доверенность от имени предпринимателя, то тоже попросите нотариуса учесть все важные для покупателя реквизиты. Чтобы потом не тратиться на новую доверенность. Кстати, если вы принесете готовый текст доверенности и попросите нотариуса заверить именно ее, то он обязан это сделать. И взять госпошлину только за удостоверение — 200 руб. (апелляционное определение городского суда от 10 июля 2012 г. № 33-9692/2012). Но, как правило, нотариусы на такое не соглашаются и составляют доверенности по своим шаблонам. А от этого услуга дороже.

Дата составления

Доверенность на подпись счетов-фактур предпринимателя должна содержать дату составления. Без нее документ недействителен (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Чтобы исключить инспекторов, пусть доверенность будет датирована 1 июля или позже. Если предприниматель выписал ее раньше вступления в силу поправки в пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, не исключены претензии к вычетам. Ведь на тот момент счета-фактуры от имени предпринимателя, по мнению чиновников, не мог подписывать никто, кроме него лично.

Срок, на который бизнесмен выдал доверенность на право подписи счетов-фактур, может быть любым. Более того, этот реквизит не является обязательным.

Если предприниматель не установит срок, в течение которого другой работник вправе визировать счета-фактуры, доверенность будет действительна в течение года с даты выдачи.

Право заверять счета-фактуры

В доверенности зачастую прописывают сразу несколько полномочий. Например, представителю поручают заверять любые документы. Но для покупателя такие формулировки опасны. Безопаснее проследить, чтобы в доверенности было прямо сказано о праве работника подписывать счета-фактуры, накладные, акты. То есть нужно перечислить конкретные документы. Иначе налоговики могут заявить, что представитель не вправе ставить подпись на этих документах и отказать компании в вычете.

Подписи

В доверенности должна быть подпись предпринимателя. Причем ставить на этом документе, равно как и на счетах-фактурах, факсимиле нельзя (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Кроме того, бизнесмен может включить в доверенность образцы подписей представителей. Это на руку компании. Тогда можно будет сравнить подпись в доверенности и счете-фактуре и убедиться, что его заверил уполномоченный сотрудник. Ведь если инспекторы обнаружат, что эти подписи расходятся, то могут отказать в вычете налога. Но доверенность без образцов подписей тоже действительна. Поэтому, если бизнесмен их не добавил, он не обязан переделывать документ.