Проектное управление - это неотъемлемый элемент современной системы менеджмента в России. Множество отечественных и зарубежных компаний пользуется проектным менеджментом для повышения качества производимой продукции и услуг, снижения расходов, увеличения прибыли. Что же такое проектное управление и каковы его основные преимущества?
Руководители проектов обычно проектируют план с использованием метода критического пути, формулы, используемой для определения правильного порядка, в котором можно максимально эффективно выполнить проект. Это может включать планирование проекта до почасового уровня.
Начав и спланировав проект, менеджер должен теперь сообщать о прогрессе в высшее руководство, информировать членов команды о том, что от них ожидается, и обеспечить, чтобы ресурсы, используемые командой, были наиболее доступными с учетом бюджета. Руководство по управлению знаниями по управлению проектами описывает, иначе известный как традиционный подход к управлению проектами, который является стандартом для управления проектом проекта. Процессы управления проектами должны быть тщательно рассмотрены руководителем проекта и выполняться командой проекта.
Что такое проект?
Понятие «проект» может трактоваться абсолютно по-разному. Первый вариант предполагает как комплекта документации, по которой возможно возведение здания или сооружения. В данной статье пойдет речь о втором значении слова «проект».
Определений проекта очень много, правда все они сходятся в одном: проект - это идея, предполагающая выполнение конкретной материальной задачи в ограниченный период времени. При этом называют основные признаки проекта:
Пионеры в управлении проектами
Корни управления проектами можно увидеть в крупных правительственных проектах конца 19 века, в частности на трансконтинентальной железной дороге. К началу 20 века Фредерик Тейлор произвел революцию в промышленном бизнесе, представив концепции управления каждой фазой рабочего дня для рабочих. Вместо того, чтобы просто просить сотрудников работать все труднее и дольше, Тейлор разработал стратегии для более умного и, тем самым, повышения эффективности.
Генри Гант, помощник Тейлора, изучал строительство корабля во время Первой мировой войны и разработал идею использования баров и диаграмм для графика, когда были завершены определенные задачи или ряд задач. Работа Ганта привела к тому, что управление проектами стало отдельной дисциплиной на рабочем месте, а также исследованиями в области промышленной психологии, маркетинга и управления персоналом.
Если выполняются все три условия, то комплекс действий может называться проектом.
Программы и портфели проектов
Проекты часто объединяются в программы и портфели. При этом программами называют комплекс проектов, которые объединены общей целью. Например, программа по улучшению качества образования населения может включать проекты по повышению зарплаты учителям на 20%, строительство 15 новых школ, выпуск 26 новых учебников по основным предметам.
Что такое управление проектами?
Вскоре эти практики распространились по отраслям. Хотя детали изменились в зависимости от эпохи и отрасли, всеобъемлющая философия осталась прежней: для того, чтобы добиться успеха, все различные кадры и системы в бизнесе должны гармонично работать для достижения целей и успешного завершения проектов.
Степени и сертификаты в управлении проектами
В зависимости от области, в которой они работают, руководители проектов могут получить диплом по таким предметам, как инженерные и компьютерные науки. В рамках самого управления проектами существуют определенные сертификаты, которые считаются необходимыми.
Портфель проектов объединяет проекты, финансируемые из одного источника вне зависимости от их задач. Так, портфель проектов компании N может включать проекты по благотворительности, по возведению нового корпоративного офиса, по празднованию юбилея директора и увеличению годового оборота на 10%.
Проекты в портфелях и программах также должны обладать описанными выше тремя основными признаками.
Карьера для менеджеров проектов
Как правило, руководители проектов могут рассчитывать на проведение различных заданий, поскольку они работают по карьерной лестнице, среди них. Координатор проекта: сотрудники на этой должности начального уровня обычно обрабатывают большую часть документов, которые прилагаются к любому крупному проекту, а также занимаются планированием совещаний и распространением информации соответствующим сторонам.
Планировщик проекта: эти сотрудники обрабатывают программную систему, необходимую для крупных проектов, обновляя ее по мере необходимости с изменениями графика или срока, например. Это прежде всего технический, а скорее управленческий подход. Помощник руководителя проекта: ожидается, что по мере необходимости будет поддерживать менеджера проекта, помощникам руководителей проектов также, как правило, предоставляются определенные части проекта для надзора над собой, под надзором менеджера проекта.
Основные принципы проектного управления
Ввиду динамично развивающегося рынка технологий, призванных облегчить процесс управления, сложно назвать конкретные методы, полностью описывающие проектное управление.
Управление проектами включает в себя множество подходов и инструментов и базируется на следующих основных принципах:
Руководитель проекта: Менеджер берет на себя ответственность за проект и в конечном итоге несет ответственность за его успешное завершение, а также за передачу прогресса руководителям. Старший менеджер проектов: осуществляет контроль над несколькими руководителями проектов, координирует различные проекты, принимает решения о том, что должно быть приоритетным, и управляет общими бюджетами и ресурсами для всех проектов.
Концепция проекта и инициация
Процесс направления и управления проектом от начала до конца можно разделить на 5 основных этапов. Идея проекта будет тщательно изучена, чтобы определить, приносит ли она пользу организации. На этом этапе команда по принятию решений определит, можно ли реалистично завершить проект.
Методы стимулирования участников проекта
Стимулированию участников проекта обычно уделяется особе внимание, когда для выполнения конкретных задач выбирается проектное управление. Управление проектами обычно включает материальные и нематериальные мотивационные механизмы.
Определение и планирование проекта
На этом этапе команда должна определить приоритетность проекта, рассчитать бюджет и график и определить, какие ресурсы необходимы. Ресурсы распределены, а команды информированы об ответственности. Это подходящее время для привлечения важной информации, связанной с проектом.
Производительность и контроль проекта
Руководители проектов будут сравнивать статус проекта и прогресс с фактическим планом, поскольку ресурсы выполняют запланированную работу. На этом этапе руководителям проектов, возможно, придется корректировать графики или делать то, что необходимо для отслеживания проекта.
К материальному стимулированию относят премии, штрафы, доплаты за досрочное выполнение промежуточных задач.
Нематериальные методы мотивации включают грамоты и дисциплинарные подарки в виде отгулов, а также развертывание конкуренции среди участников проекта в рамках конкурсного соревнования.
Основные этапы управления проектами
Управление проектами происходит по этапам жизненного цикла проекта и фазам комплексности менеджмента. Взаимосвязь этапов и фаз приводится в таблице ниже.
Проекты и процессы управления проектами варьируются от промышленности к отрасли; однако это более традиционные элементы проекта. Главной целью является, как правило, предложение продукта, изменение процесса или решение проблемы, чтобы принести пользу организации.
Откуда возникла концепция управления проектами?
Если вы хотите увидеть базовый обзор управления проектами, ознакомьтесь с этим видео!
Институт управления проектами
Это обозначение за вашим именем означает компании во всем мире, что вы готовы и можете руководить проектами в качестве менеджера проектов.Управление стоимостью | Управление сроками | Управление содержанием | Управление рисками |
|
Инициация | Предварительная оценка объема финансирования Включает передовые методы и является отраслевым стандартом для управления проектами всего. Пытаетесь автоматизировать процессы или позволить поддерживать бережливую методологию? В надежде включить моделирование бизнес-последствий или отчеты в режиме реального времени?
| Предварительная оценка сроков проекта | Определение основных задач | Предварительный анализ возможных негативных факторов |
Планирование | Расчет бюджета и поиск источников финансирования | Расчет расписания проекта Обязанности руководителя проектаОжидается, что план управления проектами будет эффективно и эффективно направлять все аспекты проекта от начала до конца, с идеальной целью - донести результаты своевременно и до бюджета. Руководители бизнеса признают управление проектами как особую функцию внутри организации и нанимают лиц, специально обученных в этой дисциплине, то есть руководители проектов, для удовлетворения потребностей управления проектами своей организации. Руководители проектов могут использовать различные методы и подходы для запуска проектов, обычно выбирая наилучший подход, основанный на характере проекта, организационных потребностях и культуре, навыках тех, кто работает над проектами, и других факторах. | Расчет целевых показателей проекта | Расчет поправки на риск |
Реализация | Поэтапное финансирование проекта | Контроль выполнения календарного плана | Контроль достижения промежуточных показателей | Мониторинг изменения ключевых факторов Управление проектом включает в себя несколько этапов. Хотя терминология для этих этапов различна, они часто включают. Определение целей проекта; Определение мер, необходимых для достижения этих целей; Определение ресурсов, необходимых для выполнения этих шагов; Определение бюджета и времени, необходимого для каждого из этапов, а также проекта в целом; Контроль за реализацией и выполнением работы; и достижение конечного результата. В рамках сильного плана управления проектами руководители проектов внедряют средства контроля для оценки эффективности и прогресса в соответствии с установленным графиком, бюджетом и целями, изложенными в плане управления проектами. |
Закрытие | Оценка прибылей/ убытков | Оценка отставания/опережения | Оценка выполнения/невыполнения задач проекта | Анализ допущенных ошибок |
Таким образом, области проектного управления включают финансовые, кадровые, структурные сферы деятельности организации.
Это часто называют. Поскольку проекты часто требуют групп работников, которые обычно не работают вместе, эффективное управление проектами требует сильных навыков общения и переговоров. Руководители проектов также должны тесно сотрудничать с многочисленными заинтересованными сторонами, которые имеют интересы в любом конкретном проекте, в другой области, где необходимы сильные навыки общения и переговоров.
Методология управления проектами
Существуют различные методологии, которые менеджеры проектов могут использовать для управления проектами. Водопад: стиль управления, который является последовательным по своей природе. . Существуют и другие методологии, некоторые из которых используются почти исключительно для определенных типов проектов. Существуют также методологии, которые выдвигают на первый план конкретные ценности.
Области применения проектного менеджмента
Проектная структура управления включает разбиение всех работ организации на проекты, ограниченные по срокам и целевым показателям. При этом формируется команда каждого проекта и коллектив проектных менеджеров, которые отчитываются руководителю о ходе выполнения своего проекта.
К другим подходам относятся: совместная разработка приложений; фонтанная модель; спиральная модель; строить и исправлять; и синхронизируют и стабилизируют. Некоторые руководители проектов используют гибридные подходы. Ряд методов построения диаграмм, таких как.
Управление проектами - это наука об организации компонентов проекта, независимо от того, является ли проект разработкой нового продукта, запуском новой услуги, маркетинговой кампанией или свадьбой. Проект не является частью обычной бизнес-операции. Обычно он создается один раз, он временный, и он специфичен. Как отмечает один эксперт, «у него есть начало и конец». Проект расходует ресурсы, и он имеет ограничения на финансирование.
В связи с этим проектное управление применяется, как правило, в организациях различных отраслей и размеров, с широким спектром одновременно выполняемых заказов. Однако и в малом бизнесе применяет проектный менеджмент для решения конкретных задач по модернизации производства или, например, внедрению нового продукта.
Проектное управление в строительной отрасли
В строительной отрасли особенно актуально применение методологии проектного управления. В компаниях, осуществляющих функции заказчика или подрядчика, проектный менеджмент использует естественное деление работ на проекты (по продуктовому принципу, то есть возведение каждого здания - отдельный проект), а структура топ-менеджмента практически не требует серьезного переустройства.
Курсы по инструментарию
Независимо от типа проекта, управление проектами обычно следует одной и той же схеме. Определение Планирование контроля выполнения Закрытие. . На этом этапе руководитель проекта определяет, что такое проект и чего хотят пользователи, выполнив проект. Этот этап также включает в себя список результатов проекта, результаты определенного набора мероприятий. Менеджер проекта работает с бизнес-спонсором или менеджером, который хочет реализовать проект, и другими заинтересованными сторонами - теми, кто заинтересован в результатах проекта.
Управление проектной организацией также часто ведется по проектному принципу, успешно используя уже сформировавшиеся коллективы проектировщиков в качестве команды проекта.
Проектное управление в государственных структурах
Проектное управление в органах власти - достаточно новое веяние современности. Программно-целевой метод управления, развивающийся с советского периода, теперь приобрел форму проектного менеджмента в масштабах всей страны. Сейчас для решения стратегически важных для государства задач используются программы, включающие отдельные проекты с целевыми показателями и сроками реализации. Однако, сама методология управления такими программа еще далека от идеала и требует модернизации и обновления.
Определите всю деятельность по проекту. На этом этапе менеджер проекта перечисляет все действия или задачи, как связаны задачи, сколько времени займет каждая задача и как каждая задача привязана к конкретному сроку. Аналогичным образом, руководитель проекта может установить контрольные точки, даты, по которым необходимо выполнить важные аспекты проекта. Определите требования для завершения проекта. На этом этапе руководитель проекта определяет, сколько людей и сколько расходов участвует в проекте, а также любые другие требования, необходимые для завершения проекта.
Опыт внедрения проектного управления в Белгородской области
Проектное государственное управление хорошо зарекомендовало себя во всем мире. В России же имеется опыт применения этой технологии в Белгородской области.
Этот масштабный эксперимент затронул практически все стороны госслужбы в Белгородской области. Среди основных элементов - Обучение проектному управлению, организационно-методологическое сопровождение, Выездные проверки, мотивация, оценка компетенций служащих, экспертные комиссии по рассмотрению проектов.
Проектное управление Белгородской области теперь включает коллегиальные органы проектного управления:
- Межведомственная комиссия, осуществляющая управление проектной деятельностью.
- Отраслевые экспертные комиссии, принимающие решение об открытии/закрытии проектов.
- Областной проектный офис, контролирующий соблюдение методологии проектного менеджмента.
Принцип «одного окна»
Именно в рамках перехода на проектное управление Белгородская область еще в 2010 году перешла на согласование инвестиционных проектов через систему «одно окно», хорошо известную теперь и в Москве. Роль этого окна как раз выполняет одна из вновь введенных служб - областной проектный офис. Теперь ровно через месяц с момента обращения в проектный офис хозяйствующий субъект получает документ о согласовании.
Автоматизированная информационная система «Проектное управление»
Информационная и техническая поддержка проектного управления в Белгородской области осуществляется через автоматизированную информационную систему (АИС) «Проектное управление». Это web-приложение, не требующее установки дополнительного ПО и выполняющее следующие функции для проектов, портфелей и программ:
- Ведение реестра (базы).
- Календарное планирование.
- Бюджетирование.
- Мониторинг реализации на региональном и муниципальном уровнях.
- Распределение полномочий и ответственности команды.
- Внесение изменений в содержание.
- Система оповещений о наступающих и наступивших событиях по проектам.
- Документооборот.
- Автоматизированная аналитическая отчётность.
- Интеграция с электронным Правительством Белгородской области.
Достоинства и недостатки проектного менеджмента
Описанный опыт внедрения проектного менеджмента в Белгородской области оказался удачным. Эффект от этих изменений выразился прежде всего в увеличении темпов прироста валового регионального продукта на 0,1% (более 3 млрд. рублей), снижении затраченного времени на согласование проектов (на 2 месяца на каждый проект) и увеличении скорости освоения инвестиций в регионе на 23%. Однако самый главный результат - это формирование проектного мышления у служащих, которые активно анализируют и пытаются решить проблему, иногда даже нестандартными, инновационными методами.
Мотивация и перестройка управленческой структуры позволили получить положительный эффект не только для госслужбы, но и для бизнеса, формируя благоприятный инвестиционный климат и устраняя барьеры для предпринимательства.
Население региона теперь принимает активное участие в отборе и контроле реализации важных стратегических проектов. Для людей проектное управление - это возможность пользуется услугами повышенного качества и высокой мобильности.
Однако, несмотря на все достоинства проектной структуры управления, существуют и недостатки такого подхода.
В первую очередь, переходный период. Требуется определенное время для того, чтобы команда проекта сработалась и выполняла свои функции, как слаженный механизм.
Во-вторых, при внедрении проектного управления на предприятии, поиск хорошего проектного менеджера может затянуться. К личным и профессиональным качествам руководителя проекта предъявляются очень высокие требования: всесторонняя квалификация, полное погружение в проект, опыт управления проектами требуемой специфики.
Третьим недостатком проектного менеджмента можно считать необходимость дробления ресурсов компании между проектами. В «небогатых» фирмах это вообще может быть нереализуемо. Руководителям проектов придется «драться» за финансирование и кадры, что недопустимо в условиях тотального контроля всех стадий
Одним из самых важных недостатков проектного пути управления в организации является трудоустройство членов команды проекта и руководителя проекта после его завершения. Загрузка коллектива, как известно, важнейшее правило успешного бизнеса, а в случае проектной работы регулярно возникают «повисшие в воздухе» группы специалистов, которые одномоментно лишаются постоянной загрузки.
Резюмируя сказанное, можно сделать вывод о том, что проектное управление - это неотъемлемая часть современного бизнес-пространства, и изучение его основ просто необходимо для грамотного принятия управленческих решений как на уровне государства, так и в рамках отдельно взятого бизнеса.
Проект проходит ряд фаз (этапов, стадий), на каждой из которых имеется совокупность целей, видов деятельности, инструментов и требующихся навыков и умений. Разумеется, для того, чтобы проект прошел через все фазы, им нужно управлять. Управление проектом ориентировано на новшество, связано с созданием чего-то нового, с быстрым поиском оригинальных решений.
Управление проектом – это сложное, трудное, креативное дело, процесс с безграничным потенциалом и в то же время с вполне предсказуемыми типами действий. В современной научной и учебной литературе можно встретить множество определений «управление проектом»:
- управление проектом (Project Management) – процедура планирования, распределения и регулирования ресурсов (трудовых, материальных и оборудования) с учетом всех ограничений данного проекта (технических, бюджетных и временных);
- управление проек том – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта (США, Свод знаний по управлению проектами, PMI);
- управление проектом – это единство управленческих задач, организации, техники и средств для реализации проекта (Германия, DIN 69901);
Английская ассоциация проект-менеджеров считает, что управление проектами – это управленческая задача по завершению проекта в срок, в рамках установленного бюджета и в соответствии с техническими спецификациями и требованиями. Проект-менеджер является ответственным за достижение этих результатов.
Таким образом, управление проектами необходимо для эффективной координации и управления, обеспечивая принятие нужных мер в нужное время при полном понимании последствий.
Особое место в осуществлении проекта занимает руководитель проекта (в принятой на Западе терминологии – проект-менеджер проекта ), которым может являться юридическое лицо, которому заказчик (инвестор или другой участник проекта) делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий руководителя проекта (менеджера проекта) определяется контрактом с заказчиком.
Под руководством менеджера проекта работает команда проекта – специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности, новизны и других характеристик проекта. Каковы должны быть первоочередные шаги, которые менеджер проекта должен предпринять? Какие краеугольные камни стартующего проекта полезно было бы заложить, для того, чтобы получить ощутимую отдачу на последующих стадиях жизненного цикла? На все эти вопросы сложно дать однозначный и краткий ответ. Слишком широк арсенал методик и технологий, используемых профессионалами в процессе управления проектами. Однако существует определенный набор инструментов, проверенных на практике, использование которых позволяет создать прочную основу разрабатываемого проекта. Например, иерархические структуры проекта, некоторые из которых ниже представлены.
СДР – структурная декомпозиции работ – (WBS) – это структурная основа предметной области проекта, его рамок и содержания. Структурированное деление проекта на отдельные работы – это инструмент, применяемый для получения оценок, оказания помощи подчиненным, отслеживания динамики и выполнения общего масштаба проектных работ. Основная идея заключается в разделении сложного вида деятельности на небольшие задачи, деление продолжается до тех пор, пока это обосновано.
РДР – ресурсная декомпозиция работ – (RBS) – это модель ресурсов, используемых на проекте, с учетом их иерархической структурированности. При определении необходимых проектных ресурсов следует учитывать несколько факторов: одним из них является организационная политика, касающаяся должностных обязанностей, другим фактором является кадровая политика, особенно если приходится привлекать сотрудников из иных организаций, учитывая определенные качества сотрудников:
Профессиональная квалификация, необходимая для выполнения каждого задания или группы заданий;
Обучаемость;
Личные характеристики;
Совместимость (способность работать в коллективе).
Наряду с кадровыми ресурсами необходимо составить перечень материалов, комплектующих, изделий, оборудования, определяющих стоимость проекта, а также выбрать способ обеспечения ресурсов – покупка, аренда, договорная цена. Таким образом, модель ресурсов представляет характеристику всех ресурсов, необходимых для осуществления проекта, включая кадровые ресурсы, материалы, оборудование и научно-техническую продукцию. Вся эта информация в совокупности называется план ресурсов .
Перечисленные иерархические структуры не являются единственными. Кроме них на проекте создаются и другие, однако четкое понимание предназначения каждой из них поможет менеджеру в распределении работ между исполнителями и делегировании ответственности за их выполнение.
Задача менеджера заключается в четком разделении ответственных за выполнение работ, т. е. людей, которым он предоставляет полномочия по руководству выполнением отдельных работ и, соответственно, ответственность за их выполнение, и ресурсов – непосредственных исполнителей работ, а также ресурсов материального типа – оборудования, материалов и комплектующих.
Следующий шаг – постановка в соответствие каждой работе, т. е. каждому элементу структурной декомпозиции работ, ответственного и ресурса, т. е. соответствующих элементов соответствующих структур. На этом этапе в качестве инструментария полезно использовать матрицы ответственности.
Полученная модель не содержит временных характеристик проекта, которые, несомненно важны для менеджера. Мощными инструментами укрупненного временного моделирования проекта являются стратегический план и план по вехам. Это первые шаги на пути разработки детального календарного плана проекта, первая попытка учесть во временной составляющей модели проекта, имеющиеся ограничения. Но здесь возникают вопросы: С чего начать? Какова должна быть степень детализации плана? Кто будет его использовать и когда? При этом информации очень мало, к тому же она часто крайне противоречива и ненадежна. Поэтому необходимо рассмотреть план по вехам, который является инструментом стратегического планирования, как и стратегический план, содержит информацию об основных значимых событиях проекта. При этом очень важно знать, на каком уровне разрабатывается план, и на каком уровне управления он будет использоваться. Для этих целей считается полезным дифференциация стратегического плана и плана по вехам.
Стратегический план или мастер-план – документ, содержащий перечень значимых событий, которые будут достигнуты при реализации проекта/программы, которые находятся в поле стратегических интересов организации, реализующей проект. При этом не исключается, что может быть не ясно, каким образом этапы и вехи, которые декларируются в стратегическом плане проекта, будут достигнуты, но понятно, что их достижению будет уделено основное внимание при реализации проекта/программы.
Внимание фокусируется не на проекте или программе, а на стратегии достижения главной цели. В случае, если проект или программа реализуются в рамках более крупной программы, цели проекта должны, в первую очередь, соответствовать стратегическим целям.
План по вехам, разработанный на уровне проекта, является инструментом стратегического планирования самого проекта. Ограничения, включенные в стратегический план программы, учитываются в плане проекта по вехам в первую очередь. Далее должны быть выделены ключевые события, имеющие непосредственное отношение к проекту, например, целевая дата начала проекта, известные контрактные даты по уже заключенным или разрабатываемым договорам, внутренние зафиксированные сроки отдельных этапов и т. д.
План по вехам становится основой для дальнейшей разработки расписания любого уровня детализации, вплоть до рабочих заданий исполнителям. Задача планирующего органа – заполнить промежутки между основными вехами конкретными пакетами работ. Кроме того, грамотно выделенные вехи становятся контрольными точками проекта, в которых менеджер может весьма эффективно контролировать выполнение основных ключевых мероприятий на проекте.
Рассматривая управление проектом, особенно инновационным, необходимо исходить из следующего положения: проект представляет собой сложный динамический многофункциональный объект, поэтому система управления им должна быть гибкой, чтобы допускать возможность адаптации к изменениям в условиях проектирования, создания и реализации проекта без всеобщих изменений в программе его работы.
На рис. 2.1 представлена функциональная схема проекта в терминах замкнутых систем управления.
Похожие статьи
