Деловая переписка по электронной почте - удобный способ письменного общения между субъектами бизнеса. Писем приходится писать и получать немало, а скорость и корректность общения – одна из составляющих успешной работы фирмы. Некоторые правила деловой переписки.

Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря своим преимуществам – доступности круглые сутки, оперативности, и простоте в использовании. В данной статье мы рассмотрим некоторые нюансы деловой онлайн-переписки.

Получение писем

1. Следует проверять свой почтовый ящик несколько раз в течение рабочего дня. В противном случае вы можете затянуть решение важных вопросов и застопорить работу других людей.
2. Если вы получили письмо, значит его нужно прочитать, ведь его кто-то отправил. Естественно,о спаме мы здесь не говорим.
3. Если вы занимаете должность менеджера, то ваш рабочий день должен начинаться с проверки почты. Для удобства настройте свой почтовый клиент на автоматическую доставку или отправление почты каждые 10-20 минут.
4. В случае, когда вы заняты, и вам пришло письмо, посмотрите от кого оно, какова тема письма, и быстро просмотрите заголовок, чтобы оценить важность письма.
5. Старайтесь отвечать на письма сразу – это поможет вам избежать завалов в почте.

Нужно правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»

1. «Кому». Если вы отправляете вопрос или просите что-то уточнить, то ответа вы ждете от адресата, чьи данные указаны в поле «кому». Когда в роли получателя выступаете вы, то вам нужно ответить на вопрос. То есть в данном поле указываются данные получателя.
2. «Копия». Получатель, данные которого указаны в этом поле, являются как бы «приглашенными очевидцами». Получатель в этом случае не должен отвечать на письмо. Кроме того, при необходимости отправки такого письма его следует начинать со строк «извините, что вмешиваюсь», из вежливости.
3. «Скрытая копия». О том, что письмо отправлено адресату, данные которого указаны в поле «скрытая копия» неизвестно основному получателю. Кроме того, это поле используют при массовой рассылке почты.

Отвечая, не следует забывать о кнопке «ответить всем», это поможет вам не пропустить ни одного получателя. Удалять нежелательных получателей и добавлять новых можно в любой момент.

Поле «Тема». Данное поле следует заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному полю он сможет оценить степень важности письма. Тема письма должна кратко и информативно отображать его содержание.

«Важность письма». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо в папке «входящие». Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

Как ответить на email

Ниже мы рассмотрим небольшую инструкцию по написанию ответа на письмо.

1. Начинать всегда нужно с приветствия – дань вежливости, ничего не поделаешь.
2. Общаться с человеком нужно на его языке. И это касается не только лингвистики, но и формы общения. Неформальное общение может быть расценено как неуважение, и даже попытка оскорбить собеседника.
3. Не следует пользоваться транслитом, кроме как при отправке письма с мобильного телефона. В случае, когда в вашем почтовом клиенте нет русского языка, отправляйте текст письма в приложении.
4. Деловое письмо должно быт выдержанным, точным и лаконичным. Под точностью подразумевается четкое указание данных, на которые вы ссылаетесь (дата, место, время, и т. д.). Конкретность – получатель вашего письма должен с первых же строк понимать, что именно от него требуется. Лаконичность. Если вы ясно мыслите, то вы способны ясно изложить свои мысли. И ваш собеседник это сразу увидит и оценит. Поэтому стоит избегать «воды» на несколько страниц, если можно изложить суть дела в нескольких предложениях.
5. Когда в письме содержится несколько вопросов, задач или тем, их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Беспрерывный поток мыслей трудно читать, и тем более трудно выделить из него важные моменты.
6. На просьбы, изложенные в письмах, нужно отвечать как можно более подробней. Ответы типа «Будет сделано», неприемлемы.
7. В тексте письма не должно быть ошибок. Не страшно, если вкрадется одна-две незначительных опечатки. Но если вы страдаете хронической безграмотностью от письма к письму, то у собеседника сложится о вас не лучшее впечатление.
8. Всегда вычитывайте свои письма! Прочтите письмо несколько раз, и убедитесь в том, что вы ничего не упустили, проверьте его на наличие ошибок, правильно ли указаны данные получателя, и.т.д., и.т.п.

Тот, кто в деловых кругах стремится выглядеть достойно, всегда использует . И всегда помнит главное – электронное письмо не должно запятнать ни адресата, ни репутацию компании, представителем которой он является, ни деловой имидж.

Способность корректно и грамотно вести деловую электронную переписку – главная составляющая имиджа современного менеджера. Это и признак общего культурного уровня, и показатель личного профессионализма. В соответствие с тем как человек способен свои мысли сформулировать и оформить их, можно уверенно судить о его отношении к окружающим и к себе лично. Электронное письмо, небрежно написанное, легко может испортить в глазах партнеров и коллег, деловую репутацию автора.

Правила деловой переписки по электронной почте

1. Только в служебных целях используйте рабочий электронный адрес. Если вы, с рабочего сервера находясь на работе, отправляете письмо, то оно сохраняется, как исходящая, так и входящая почта. В любой момент ваш работодатель письмо может прочитать. Лишь только деловую переписку ведите в стенах офиса.

2. Четко понимайте, кому ваше сообщение адресовано и кому изложенная в нем информация может быть полезна. Кому ваше письмо адресовано? Клиенту? Партнеру? Коллеге? Подчиненному? Начальнику? Адресат указывается в графе «кому», заинтересованные – «копия». Никогда лишние копии не отправляете, в особенности начальнику. Если в электронном письме затрагиваются третьи лица, то их тоже, как правило, вносят в графу «копия».

3. Для себя сформулируйте цель послания. Какую вы перед собой ставите цель: чего стремитесь добиться от читателя вашего письма? Какую ожидаете реакцию? Адресат, прочитав ваше сообщение, должен понять сразу, что от него вам требуется. Правила ведения электронной переписки:

Если вы на события желаете привнести индивидуальный взгляд – от первого лица (мы, я)
Если ваше сообщение носит запросный или инструктивный характер – от 2 лица (вы, ты)
Если вы пишете письмо как сторонний наблюдатель и хотите о свершившихся фактах или событиях проинформировать адресата – от 3 лица (они, она, он).

4. Поле «тема» не оставляйте пустым. Большинство тех, кто получают электронное письмо, изучение корреспонденции начинают с просмотра поля «тема». Решение о прочтении письма человек принимает за несколько секунд, поэтому содержание письма должно отражаться в теме. Тема должна быть краткой, конкретной и информативной.

5. Соблюдайте четкое содержание: обращение и приветствие, главная часть, итог, подпись, контакты. В любом письме должен присутствовать этикет электронной переписки . Не ленитесь и не пропускайте ни одну из частей принятого содержания, оформленное корректно письмо – показатель вашего профессионализма.

6. Обращение и приветствие к адресату – показатель вашего уважения к нему. Каждое письмо по возможности начинайте с персонального обращения и приветствия. Проявлением вежливости является обращение к собеседнику по имени. После обращения ставьте запятую, если хотите посланию придать будничный характер. А если хотите подчеркнуть официальность и значимость – то восклицательный знак, даже если это письмо адресовано коллеге, с которым вы часто общаетесь.

7. Придерживайтесь принципа: коротко и ясно (КиЯ). Одно из главных правил деловой электронной переписки – «минимум слов – максимум информации». Свои мысли излагайте конкретно (четко), последовательно, конспективно и для понимания доступно. Предложения должны быть короткими, так легче адресату донести необходимую информацию. Существует одно «золотое» правило электронных писем – порционность, одна тема – одно письмо. Лучше отправить несколько писем (в каждом по одной теме), чем одно большое сообщение с несколькими идеями, несвязанными между собой.

8. Не делайте из неформального общения деловую переписку. В электронном письме никаких эмоций! Если вы положения, изложенные в вашем электронном сообщении, хотите подчеркнуть эмоционально, эмоциональный подтекст необходимо скрывать за нейтральным, внешним спокойным и корректным тоном изложения. Он достигается содержанием, а не языком.

9. Придерживайтесь четкого строения построения главного текста письма. Чаще всего письмо состоит из трех частей:

Причина для написания письма (повод, основания). Эта часть, как правило, максимально краткая
Последовательное изложение сути вопроса
Решения, просьбы, предложения, выводы

10. Внешний вид сообщения должен быть предельно удобен для восприятия. Текст разделяйте на абзацы, в которых должно быть не более пяти-шести строк. Абзацы друг от друга лучше отделять пустой строкой. Выбирайте один цвет и один шрифт, так текст будет лучше восприниматься. Лучше не использовать без особой необходимости восклицательные знаки, смайлы, сокращения, элементы скорописи.

11. Пишите грамотно. Безграмотное письмо свидетельствует о том, что автор недостаточно образован. Вашу деловую репутацию дискредитирует опечатки и наличие в тексте ошибок. Прежде чем отправить письмо, этикет электронной переписки рекомендует внимательно перечитать письмо. Многие почтовые программы и текстовые редакторы умеют проверять пунктуацию и орфографию, а при нахождении ошибок предлагают варианты исправлений. Для написания электронных писем этот сервис необходим.

12. Продумайте, какую документацию необходимо перенести во вложения. В текст письма не стоит включать подробную информацию, лучше отправлять ее отдельным файлом. В теме письма обязательно укажите, какой вы файл вставляете, в противном случае получатель может расценить это как вирус. Все файлы перед отправкой необходимо проверить антивирусным ПО.

13. Всегда пишите контактную информацию и подписывайтесь. Это вас покажет с хорошей стороны и продемонстрирует ваши профессиональные качества. Подпись не должна быть больше пяти-шести строк. Она должна состоять из названия компании, вашего имени и фамилии, занимаемой вами должности. Обычно для внешних адресатов указывается еще и ваш электронный адрес, телефон, адрес сайта компании.

14. В деловой переписке крайне редко используется постскриптум. Если вы в в своем сообщении используете постскриптум, это является показателем того, что над содержанием письма вы подумали недостаточно.

15. Только в особых случаях ставится уведомление о прочтении. Обычно, уведомление о прочтении необходимо ставить лишь для внешних адресатов и только тогда когда от адресата ждут ответа.

16. Флажок «высокая важность» используйте только когда это действительно необходимость. Если письмо содержит значимую информацию, нуждающуюся в срочном рассмотрении, установите «высокую» важность. Это позволит в папке «входящие» выделить ваше письмо. Но этой функцией напрасно злоупотреблять не рекомендуется.

17. Перечитайте письмо, прежде чем его отправить. Все ли лаконично, конкретно, понятно, нет ли неуместной информации и грамматических ошибок. Правильно ли указаны данные адресата. Проверьте последовательность и логику изложения.

18. Отвечайте на письма оперативно. Уведомление о получении письма – это проявление уважения к коллегам или партнерам, признак хорошего тона. Если на данный момент ответить на письмо вы не можете, то автора нужно поставить в известность и пообещайте, что при первой же возможности сразу ответите. На все поставленные вопросы отвечайте последовательно. Ответ не начинайте как новое письмо. Если на письмо не ответить в течение 48 часов, то адресат может подумать, что его письмо оставлено без внимания или же утеряно.

19. Тот, кто переписку инициировал, то и заканчивает электронный диалог.

20. Помните, что правила переписки по электронной почте , а точнее их соблюдение – это показатель современного профессионального менеджера.

Деловая переписка по электронной почте

Сегодня электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке. И это совершенно понятно – она доступна в любое время суток и года, оперативна и проста в использовании. При рассмотрении деловой переписки по электронной почте обычно выделяют следующие позиции.

1. Получение писем.

Для удобства лучше настроить свой почтовый клиент на автоматическую доставку или отправление почты каждые 10–20 минут.

По возможности желательно отвечать на письма сразу. Это поможет избежать завалов в почте.

2. Поля "Кому", "Копия", "Скрытая копия".

"Кому" – это поле должно содержать адреса только тех, от кого нужно получить ответ, т.е. в данном поле указываются данные получателя. Если отправляется вопрос или просьбы что-то уточнить, то данные адресата должны быть указаны в поле "Кому".

"Копия". Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются "приглашенными в свидетели". Получатель в этом случае не должен отвечать па письмо.

"Скрытая копия". В этом случае основной получатель не знает, что письмо направлено еще и тому, чей адрес прописан в поле "Скрытая копия". Его используют также при массовой рассылке почты.

3. Поле "Тема". Это поле необходимо заполнять всегда. Человек, которому адресовано письмо, может получать в день огромное количество почты, и по данному нолю он сможет оценить степень важности письма. Тема должна быть простой, однозначно передавать содержание письма и не очень длинной.

4. "Важность письма". Если в письме содержится информация, требующая срочного рассмотрения, или она очень важная, надо дать это понять получателю, установив высокую значимость письма. Тогда оно выделится в его папке "Входящие". Однако не следует злоупотреблять этой функцией. Не следует оставлять это поле пустым. Люди, с которыми приходится переписываться, могут получать в день массу писем, и они используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

5. Написание ответа.

Ответ на письмо должен находиться сверху письма.

Начинать всегда следует с приветствия.

Письмо должно быть написано кратко, четко, понятно и не должно затрагивать несколько тем.

Письмо должно быть хорошо структурировано.

Необходимо выбрать адекватный стиль общения. Общаться с человеком нужно на его языке. Коммуникация должна быть уважительной и корректной.

При ответе на просьбы точно определять сроки выполнения тех или иных заданий и поручений.

Отвечать на письма лучше сразу, не откладывая в "долгий ящик", иначе объем информации, которую нужно отправить, будет расти как снежный ком.

Прежде чем отправить письмо, следует проверить его на грамотность, сверить основные данные, факты, цифровой материал и т.д.

6. Вложения. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2–3 мегабайт. Если надо выслать вложение большего размера, желательно уточнить у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли он в почтовый ящик.

7. Электронная подпись.

Необходимо создать адресанту нормальную подпись, по которой его можно узнать и знать, как с ним связаться. Наличие подписи не только полезно, но и является хорошим тоном.

Размер подписи не должен превышать 5–6 строк. Она должна включать как минимум фамилию и имя. Кроме этого желательно указать: номер телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.

уже настолько плотно вошла в нашу жизнь, что стала чем-то обыденным и привычным. Мы зачастую не отдаем себе отчет, что в наших электронных письмах коллегам или партнерам используем жаргонные словечки, панибратское обращение или какие-то обороты, которые ни за что не допустили бы в бумажном письме. Но почему же мы считаем электронную деловую переписку менее формальной, чем бумажная? Ведь деловая электронная переписка подчиняется многим правилам этикета, а их соблюдение является показателем вашей серьезности, компетентности и отношения к адресату.

Деловая электронная переписка

Общаться по электронной почте проще и быстрее, поэтому мы подсознательно опускаем многие формальности, такие как приветствие и обращение, а ведь это - элементарная вежливость! Не пренебрегайте приветствием и обращением, даже если пишете письмо в фирму, где директор - ваш родной дядя.

Ни в коем случае не допускайте грамматических ошибок. Текстовые редакторы проверяют грамотность за нас - не пренебрегайте их поправками. Также старайтесь строить стилистически грамотные предложения: любые ошибки характеризуют вас, мягко говоря, не с лучшей стороны. Соблюдайте деление на абзацы и форматирование, разбивайте текст на смысловые части, используйте для этого пустые строки - вы же уважаете своего собеседника и не хотите, чтобы он, выражаясь образно, «сломал глаз», читая ваше сообщение. Деловое письмо должно быть кратким и информативным.

Откажитесь в деловой электронной переписке от смайлов, панибратских обращений, выражений экспрессии, например, капслоков - вы же не хотите, чтобы адресат решил, что вы сошли с ума и просто кричите на него? А ведь текст, написанный капслоком, именно так и воспринимается.

Еще одно правило: не флудить! Общайтесь по существу, фразы: «Давайте подумаем», «Ну и что я скажу шефу по поводу денег?» и тому подобные лучше заменить более осмысленными: «Сообщите, пожалуйста, до конца сегодняшнего дня о вашем решении», «Я правильно понимаю, что товар до конца недели оплачен не будет?», дабы не забивать эфир и не красть время друг у друга.

Многие компании разработали и утвердили единый корпоративный стиль деловой переписки, и все письма пишутся по заданному шаблону.

Логотип компании

Добрый день, уважаемый Иван Иванович.

Текст сообщения

Мы будем благодарны, если вы пришлете запрошенную информацию/ направите необходимые документы в течение... дней. Спасибо за понимание.

С наилучшими пожеланиями,

Петр Петров,

консультант компании ООО «Чудо»

контактные данные: тел., Skype, www.primer.ru

Некоторые компании терпимо относятся к смайлам, обращению на «ты» и другим проявлениям неформального стиля в деловой электронной переписке, но помните, что вы должны писать письмо не по правилам вашей компании, а по правилам компании-получателя. Вряд ли налоговый инспектор оценит письмо на лиловом фоне со смайликами.

Обязательно заполняйте тему письма (и не меняйте ее все время, пока идет диалог). В деловой электронной переписке можно проставлять важность письма , многие выставляют этот параметр автоматически, но если ваши коллеги несколько раз получали письма с текстом «Коллеги, у кого есть зарядка от « Нокии » ?» или «Коллеги, а давайте в боулинг сходим», помеченные как «важное», в следующий раз действительно важное письмо может остаться без внимания.

Всегда отвечайте на электронное письмо (если только это не автоматическая рассылка). Если вам нечего ответить по существу, оповестите отправителя о том, что получили письмо и приняли в работу.

Если вы в совершенстве освоили правила деловой переписки, это еще не все. Для успешного общения с партнерами и клиентами вам обязательно нужны будут личные встречи. Нелишним будет понимать,

Похожие статьи