Наиболее часто применяемым средством передачи информации является письмо. Особое место занимает деловая переписка, как правило, она применяется для более тесного информативного контакта между сторонами.
Значение деловой переписки
Коммерческие предприятия в процессе осуществления производственной, хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли, достаточно тесно общаются с организациями-контрагентами. Это необходимо для достижения оптимального результата в сотрудничестве. Чем точнее оговариваются условия контрактов, тем выше результат совместной работы. Организации, которые в течение нескольких лет активно взаимодействуют в сфере деловых отношений, ведут постоянную переписку, имеют более высокий коэффициент партнерского доверия. При этом возникновение дружеских отношений между организациями приветствуется, но этика деловой переписки не должна быть нарушена.
Гарантийное письмо о выполнении работ
В торговом письме могут быть или не быть отзывы, это зависит от каждого сообщения. Если мы рассмотрим добавление свидетельств, лучше показать, что они настоящие, или сделать показания нереальными. Вводящий в заблуждение клиент не даст нам никакой пользы и не является этичным вообще, и читатели не глупы.
Лежать и обманывать в маркетинге - это инструменты для маскировки неумения. Хорошей практикой является добавление к свидетельствам благодарности от компании. Это не только сделает их более достоверными, но и продемонстрирует доброту и образование. Если мы решили использовать несколько, мы можем вкраплятьсь советами или информацией, если текст в целом имеет ритм, смысл и является связным, а также интересным.
Виды писем
Вся деловая переписка может быть разделена на группы по нескольким признакам. Например, по форме отправления письма бывают электронные, факсимильные и письма, отправляемые в конвертах. Основным, наиболее важным, считается тематический признак письма, в этом случае деление происходит на две большие группы:
В каких случаях составляют гарантийное письмо?
Продукт для приобретения, дополнительные преимущества и гарантии. На этом этапе клиент должен знать, что ему предлагают что-то купить. Цель состоит в том, чтобы сказать, почему вы должны покупать, поощрять покупку импульсов и устранять любые сомнения в том, что потенциальный клиент может иметь.
На выполнение работ
Важно иметь в виду, что пользователь купит, не зная, не увидит или не испытает продукт, поэтому мы должны предложить конкретные гарантии. Мы можем сказать «гарантированный продукт», но это ничего не значит, если мы не более конкретны. Есть ли у нас гарантия возврата денег? В противном случае гарантией может быть количество людей, которые уже пробовали продукт и дали хорошие результаты, ответственность в отгрузках, учетные данные компании и т.д.
1. Некоммерческие. К ним относят:
- Информационное письмо.
- Поздравительное.
- Пригласительное.
- Сопроводительное.
- Письмо-благодарность.
- Письмо-рекомендацию и т. д.
Данный вид переписки применяется в случаях существующих договорных обязательств и содержит информацию организационного характера либо дополнений и пожеланий к существующим документам.
Цель всего, что написано в письме о продажах, - заставить клиента достичь этого момента, хорошо настроенного, мотивированного и желающего купить. Призыв к действию покупки может быть графическим, кнопкой или ссылкой для покупки, подписки, получения дополнительной информации и т.д.
Если это покупка продукта или услуги, мы подробно рассмотрим рекламную цену и способ оплаты. Вы также можете получить гарантию или дополнительные преимущества. Как написать торговое письмо. Письмо о продаже должно быть легко читаемым и должно быть написано на простом языке, хотя этот пункт является относительным. Прежде всего, мы должны сосредоточиться на стиле сообщения, думать о целевой аудитории, ее идиомах и ее культурном уровне. Если мы собираемся написать торговое письмо для менеджеров, необходимо, чтобы язык не был основным.
2. Коммерческие письма подразделяются на:
- Предложение (оферта).
- Письмо-напоминание.
- Письмо-ответ.
- Письмо-запрос и т. д.
Коммерческие письма содержат предложения по заключению контрактов, также данный вид применяется после подписания договоров для оперативной работы и в качестве дополнительных соглашений.
Давайте подумаем, как клиент выражает себя и делает сбалансированное торговое письмо. Важно знать, что формальный тон не подходит для текста такого типа, нам нужно писать на разговорном языке, легко читаемом для аудитории, о которой мы говорим. Что касается макета текста, нужно выделить несколько моментов.
Значение деловой переписки
Используйте убедительные субтитры для разделения тем. Используйте короткие параграфы, потому что их легче читать и не подавлять и не утомлять глаз. Обоснуйте текст, чтобы сделать дизайн более профессиональным. Создайте рекламное письмо так, чтобы оно имело большой визуальный эффект.
Письмо - гарантия платежа
Гарантийное письмо служит для адресата документальным подтверждением действий, намерений, которые затрагивают интересы обеих сторон. Чаще всего оно предоставляется организации-поставщику и подтверждает факт внесения денежных средств на его расчетный счет за поставку продукции, видов работ, услуг. Гарантийное письмо об оплате может применяться в случае возникновения непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств как в рамках договора, так и в непредусмотренных им. Покупатель может задерживать оплату в результате временной нехватки оборотных средств, при получении дополнительного количества поставляемых товаров, при возвратах и заменах полученных товаров и т. д. В любом случае гарантийное письмо содержит обязательства, которые не всегда являются обоснованными с юридической точки зрения.
Как только мы закончим, мы должны прочитать и перечитать письмо о продаже несколько раз, исправляя, изменяя и ставя себя на место клиента. Наконец, мы должны задать себе вопрос о том, лояли ли торговое письмо. Создание долгосрочных отношений с клиентами еще более важно, чем сама продажа. Лояльный клиент всегда будет потреблять наши продукты и услуги и привлекать новых клиентов.
Письмо о предоставлении юридического адреса
Например, рекламное письмо для клиентов, другое для подписчиков, другое для новых пользователей или рекламное письмо для мужчин, другое для женщин и т.д. В зависимости от случая. В жизни много раз, когда вам может потребоваться продление. Возможно, вы учитесь в колледже, и вам нужно дополнительное время для письменного задания, или, может быть, вам будет сложно выполнить рабочий проект вовремя. Для этого важно написать соответствующее и эффективное письмо с запросом на расширение. Проведите некоторое время, учитывая точный характер вашего приложения: сколько времени вам потребуется и почему?
Виды писем, содержащих гарантийные обязательства
Организация может предоставлять гарантийное письмо не только контрагентам (юридическим лицам), но и гражданам (физическим лицам) в зависимости от обязательств, прописанных в нем. При этом слово «гарантия» может не упоминаться в тексте письма, важно, чтобы оно содержало подтверждение намерений организации, его выдающей. Существуют следующие виды гарантийного делового письма.
Письмо о предоставлении юридического адреса
Данный документ предназначен для регистрации юридического лица, которое не имеет на момент оформления собственного помещения, соответственно адреса, а арендует площади. Собственник, сдающий в аренду имущество, оформляет документ по запросу арендатора. Отсутствие данного документа не является поводом для отказа в регистрации, поскольку арендодатели весьма неохотно его дают.
Письмо поставки
Содержит подтверждение обязательств поставщика о сроках, количестве, качестве продаваемых товаров или оказываемых подрядных услуг, выполняемых работ. Оно может выдаваться при наличии действующего договора поставки или в качестве начала партнерских отношений между организациями.
Гарантийное письмо на оплату - наиболее востребованный документ. Юридической силы оно не имеет, но при его получении срок списания долга откладывает. По истечении 3 лет дебиторская и кредиторская задолженности списываются предприятием на собственные убытки или прибыль. При получении от контрагента гарантийного письма на оплату долга или соответственно отправки такого документа поставщику срок задолженности увеличивается на 3 года, в течение которых она может быть погашена.
Требования к деловым письмам
Любое письмо, отправленное в адрес контрагента, оформляется по стандартам деловой переписки. Прежде всего, в нем не должно содержаться лишней информации, только основная тема, которая коротко и доступно изложена в содержании. Приветствуется лаконичность фраз и здоровый формализм. Все предложения должны быть простыми и ясными без большого количества дополнений, причастных и деепричастных оборотов. Тон гарантийного письма носит официальный характер, в соответствии с ним употребляется обращение к должностным лицам предприятия. Обязательства формулируются однозначно, в качестве уточнения может быть прописана поэтапная процедура (например, гашение задолженности несколькими платежами).
Обязательные реквизиты письма
Большинство крупных компаний использует для деловой переписки фирменный бланк компании, иногда с логотипом и на специальной бумаге. В случае оформления гарантийного письма без его применения необходимо учесть, что, помимо информационного текста, письмо должно содержать следующие обязательные реквизиты:
При составлении гарантийного письма физическим лицом указываются его паспортные данные и прописка. Часто такого рода документ дополнительно заверяется нотариусом.
Похожие статьи
