Гарантийное письмо – это деловой официальный документ, который адресуется от одной стороны другой в партнерских отношениях. Текст письма чаще всего содержит намерения одного из участников выполнить свои обязательства перед партнером.

В каких случаях составляют гарантийное письмо?

Гарантийное письмо о выполнении работ

Этот вид гарантии предназначается для того, чтобы подтвердить, что работы по договору между сторонами будут выполнены. Такое письмо исполнитель составляет и предоставляет заказчику при подписании договора. Форма письма отличается от аналогичных гарантийных документов содержанием. Именно в нем излагается суть обязательств, и они должны соответствовать положениям договора:

1. Номер исходящего документа и дата составления.
2. Наименование получателя.
3. Заголовок.
4. Содержание: перечень работ, которые исполнитель обязуется выполнить, сроки, ссылка на договор между сторонами.
5. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.

В случае если обязательства, данные одной из сторон, не будут выполнены, и вторая сторона обратится с иском в суд, то гарантийное письмо также будет рассматриваться как косвенное доказательство факта наличия невыполненных обязательств.

Получите ответ юриста за 5 минут

(образец) заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. Сфера применения гарантийных писем обширна. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

Что такое гарантийное письмо ?

Гарантийное письмо - это один из документов делового оборота, который составляется одной из сторон сделки (или физическим лицом) и содержит в себе подтверждение соблюдения определенных условий или выполнения каких-либо действий.

Гарантийное письмо является одним из способов обеспечения обязательств.

На практике этот документ встречается не только во взаимоотношениях между юридическими лицами, но и в контексте взаимодействия физических лиц. Примерами сфер применения гарантийных писем могут быть:

• Трудовое право. В данном случае составляется гарантийное письмо о приеме на работу. Оно, как правило, требуется при подаче документов в ФМС для мигрантов.
• Договорное право. Здесь довольно много ситуаций, которые могут потребовать составления гарантийных писем. Например, договор займа, аренды и т. д. Например, гарантийное письмо об оплате задолженности, гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо (образец) составить не сложно, так как форма его написания - произвольная, а содержание зависит от конкретной ситуации.

Направить гарантийное письмо можно несколькими способами:

1. Лично в руки. В этом случае получающая сторона должна расписаться на втором бланке документа.
2. По почте заказным письмом.
3. Посредством электронной почты.

Как написать гарантийное письмо ?

Законодатель не предусматривает в нормах права образец гарантийного письма . Однако при его составлении рекомендуем обратить внимание на несколько обстоятельств:

• обязательно указывайте получателя документа, в частности его полное ФИО (или наименование юридического лица), адрес, телефон и иные сведения;
• в тексте письма прописывайте все самым подробным образом - на основании чего возникли правоотношения сторон и что обеспечивается письмом, в какие сроки будут производиться те или иные действия и т. д.;
• к письму можно приложить все документы, с которыми вы посчитаете нужным ознакомить вторую сторону;
• если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
• как правило, гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, поэтому целесообразно в самом тексте документа данный факт отразить;
• в конце письма обязательно ставьте дату и подпись, причем подпись должна быть только уполномоченного лица (юридическое лицо дополнительно ставит свою печать).

Форма гарантийного письма

Бланк гарантийного письма , которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

Гарантийное письмо - как написать ?

Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

Пример гарантийного письма

Скачать гарантийное письмо

Директору ООО «Рога и копыта»

Иванову Игорю Викторовичу

от Петрова Владимира Ивановича,

проживающего по адресу:

г. Ульяновск, ул. Ленина, д. 1 кв. 1.

Контактный тел.: +7 111 111 11 11

Гарантийное письмо

Я, Петров Владимир Иванович, обязуюсь оплатить работы, выполненные ООО «Рога и копыта», согласно договору на оказание услуг от 16.05.2014 № 2 в сумме 16 500 (шестнадцать тысяч пятьсот) рублей в срок до 15.05.2015.

Роспись (расшифровка)

Наиболее часто применяемым средством передачи информации является письмо. Особое место занимает деловая переписка, как правило, она применяется для более тесного информативного контакта между сторонами.

Значение деловой переписки

Коммерческие предприятия в процессе осуществления производственной, хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли, достаточно тесно общаются с организациями-контрагентами. Это необходимо для достижения оптимального результата в сотрудничестве. Чем точнее оговариваются условия контрактов, тем выше результат совместной работы. Организации, которые в течение нескольких лет активно взаимодействуют в сфере деловых отношений, ведут постоянную переписку, имеют более высокий коэффициент партнерского доверия. При этом возникновение дружеских отношений между организациями приветствуется, но этика деловой переписки не должна быть нарушена.

Виды писем

Вся деловая переписка может быть разделена на группы по нескольким признакам. Например, по форме отправления письма бывают электронные, факсимильные и письма, отправляемые в конвертах. Основным, наиболее важным, считается тематический признак письма, в этом случае деление происходит на две большие группы:

1. Некоммерческие. К ним относят:

• Информационное письмо.
• Поздравительное.
• Пригласительное.
• Сопроводительное.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-рекомендацию и т. д.

Данный вид переписки применяется в случаях существующих договорных обязательств и содержит информацию организационного характера либо дополнений и пожеланий к существующим документам.

2. Коммерческие письма подразделяются на:

• Предложение (оферта).
• Письмо-напоминание.
• Письмо-ответ.
• Письмо-запрос и т. д.

Коммерческие письма содержат предложения по заключению контрактов, также данный вид применяется после подписания договоров для оперативной работы и в качестве дополнительных соглашений.

Письмо - гарантия платежа

Гарантийное письмо служит для адресата документальным подтверждением действий, намерений, которые затрагивают интересы обеих сторон. Чаще всего оно предоставляется организации-поставщику и подтверждает факт внесения денежных средств на его расчетный счет за поставку продукции, видов работ, услуг. Гарантийное письмо об оплате может применяться в случае возникновения непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств как в рамках договора, так и в непредусмотренных им. Покупатель может задерживать оплату в результате временной нехватки оборотных средств, при получении дополнительного количества поставляемых товаров, при возвратах и заменах полученных товаров и т. д. В любом случае гарантийное письмо содержит обязательства, которые не всегда являются обоснованными с юридической точки зрения.

Виды писем, содержащих гарантийные обязательства

Организация может предоставлять гарантийное письмо не только контрагентам (юридическим лицам), но и гражданам (физическим лицам) в зависимости от обязательств, прописанных в нем. При этом слово «гарантия» может не упоминаться в тексте письма, важно, чтобы оно содержало подтверждение намерений организации, его выдающей. Существуют следующие виды гарантийного делового письма.

Письмо о предоставлении юридического адреса

Данный документ предназначен для регистрации юридического лица, которое не имеет на момент оформления собственного помещения, соответственно адреса, а арендует площади. Собственник, сдающий в аренду имущество, оформляет документ по запросу арендатора. Отсутствие данного документа не является поводом для отказа в регистрации, поскольку арендодатели весьма неохотно его дают.

Письмо поставки

Содержит подтверждение обязательств поставщика о сроках, количестве, качестве продаваемых товаров или оказываемых подрядных услуг, выполняемых работ. Оно может выдаваться при наличии действующего договора поставки или в качестве начала партнерских отношений между организациями.

Гарантийное письмо на оплату - наиболее востребованный документ. Юридической силы оно не имеет, но при его получении срок списания долга откладывает. По истечении 3 лет дебиторская и кредиторская задолженности списываются предприятием на собственные убытки или прибыль. При получении от контрагента гарантийного письма на оплату долга или соответственно отправки такого документа поставщику срок задолженности увеличивается на 3 года, в течение которых она может быть погашена.

Требования к деловым письмам

Любое письмо, отправленное в адрес контрагента, оформляется по стандартам деловой переписки. Прежде всего, в нем не должно содержаться лишней информации, только основная тема, которая коротко и доступно изложена в содержании. Приветствуется лаконичность фраз и здоровый формализм. Все предложения должны быть простыми и ясными без большого количества дополнений, причастных и деепричастных оборотов. Тон гарантийного письма носит официальный характер, в соответствии с ним употребляется обращение к должностным лицам предприятия. Обязательства формулируются однозначно, в качестве уточнения может быть прописана поэтапная процедура (например, гашение задолженности несколькими платежами).

Обязательные реквизиты письма

Большинство крупных компаний использует для деловой переписки фирменный бланк компании, иногда с логотипом и на специальной бумаге. В случае оформления гарантийного письма без его применения необходимо учесть, что, помимо информационного текста, письмо должно содержать следующие обязательные реквизиты:

При составлении гарантийного письма физическим лицом указываются его паспортные данные и прописка. Часто такого рода документ дополнительно заверяется нотариусом.

Похожие статьи