Справка по штатному расписанию образец. Как выглядит образец выписки из штатного расписания

Выписка из штатного расписания - сведения о трудящемся человеке, его занятости оплате. Образец заполнения обсуждаемого листа можно скачать бесплатно.

Запрашиваемая третьими лицами информация о штатном расписании не требует подробного отчета предприятия. Отделу кадров достаточно сформировать выписку конкретизирующих данных, необходимых субъекту. Образец выписки из штатного расписания , расположенный на этой странице ресурса можно скачать бесплатно по прямой ссылке без ограничений. Внимательное заполнение пунктов пользователем в простейшем редакторе позволит сформировать нужный документ, не прибегая к услугам дорогостоящих специалистов.

Не безызвестный факт, что тайна отношений между работником и работодателем охраняется законодательными и локальными нормативными актами. Каждый интересующийся субъект не имеет права доступа к личной рабочей документации специалиста. Выписка из штатного расписания помогает выйти из сложной ситуации, когда требуются минимальные сведения о человеке и его занятости. Выписка из штатного расписания выполняется отдельным листом или в виде ксерокопии конкретного положения или норматива.

Обязательные пункты выписки из штатного расписания

В верху пишется наименование компании;
Ниже период учета;
Справа номер, дата составления, утверждение руководством;
Затем в виде таблицы или пунктами вносятся цифровые значения;
В конце подводятся итоги, подписи ответственных лиц, расшифровка;

Исключение составляют случаи, когда сведения запрашивают правоохранительные и иные государственные структуры. В таком случае информация о штатном расписании будет предоставлена в полном объеме на основании соответствующего запроса службы. Рассматриваемая справка заверяется руководителем или уполномоченным лицом подписью, расшифровкой, печатью. Если документ содержит несколько страниц, то их необходимо сшить, пронумеровать. Выдача выписки должна фиксироваться журналом учета исходящей корреспонденции.

Вопрос о том, что такое выписка из штатного расписания, является актуальным не только для работодателей, но и для рядовых сотрудников. Это обусловлено тем, что данный аспект затрагивает не только отдел кадров и проверяющие органы. Подобный документ может получить любой сотрудник компании в зависимости от необходимости. Она возникает по личным обстоятельствам, или к примеру для решения трудовых споров в судебном порядке.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Выписка из штатного расписания является отдельным документом, который предоставляет часть информации по основному нормативу. Если такой образец нужен сотруднику, то работодатель оформляет его по текущему документу. При этом данные предоставляются только касательно самого заявителя.

Обычно такая документация оформляется в качестве отдельной справки. Однако не запрещается использовать копию основного норматива. Такой образец не является строго унифицированным, однако чаще всего используется форма, аналогичная утвержденному бланку Т-3.

Оформление такого образца может понадобиться в следующих случаях:

по письменному заявлению работника;
для предоставления в органы налоговой и трудовой инспекции;
в качестве подтверждающих данных в Пенсионный фонд или фонд социального страхования.

Возможны и иные случаи, в которых возникает необходимость сделать подобную справку. При этом если проверяющие учреждения обычно запрашивают данные по отделам или подразделениям, то фондам нужна информация по конкретным лицам.

Однако в обоих вариантах необходимое оформление требует включение определенных аспектов:

период действия документа и актуальность информации;
соблюдение правильности и соответствия наименований должностей и подразделений;
правильное указание количества должностей в штате, особенно если речь идет о вакансиях по совместительству;
предоставление информации по окладам, а также существующим надбавкам к ним.

Обычно данный документ составляется сотрудником отдела кадров, который следит за правильностью внесения общих данных. Вместе с ним документ подписывает и главный бухгалтер, в компетенции которого находится проверка данных по начисляемой заработной плате.

Как получить выписку из штатного расписания по форме Т-3

Правила оформления такого документа не регламентируются законодательством. А потому если возникает необходимость получить выписку из штатного расписания по форме Т-3, то об этом необходимо сообщить в подаваемом заявлении. Именно на его основе работодатель и оформляет данную справку.

Для сохранения юридической силы такой документ должен быть оформлен с учетом следующих параметров:

вверху указывается полное название организации, вместе с ним приводится и сокращенная форма;
далее указывается тип справки, а также приводятся реквизиты приказа, которым было утверждено положение по структуре компании ;
проставляется дата создания, а также вступление в силу, срок действия указывать необязательно;
затем прописывается полное количество сотрудников, зачисленных в штат, и заполняется таблица;
в конце проставляются подписи ответственных лиц.

Основная информация справки указывается при заполнении граф таблицы. В данном вопросе следует полностью руководствоваться основным положением и приводить данные по указанному лицу в соответствии с ним.

Выписка из штатного расписания без окладов

Унифицированная форма Т-3 хотя и предписана законодательством, однако не является обязательной. Работодатель вправе составить собственный образец штатного расписания, при условии, что все требуемые данные в бланке будут указаны в должном порядке.

Аналогичным образом не имеется строгих требований к составлению образца документации с выписанной информацией. Предписывается лишь необходимость соответствия всех указываемых данных с оригиналом, а также ссылка на тот приказ, которым был утвержден основной норматив.

Указание заработной платы в отдельной должности является одним из основных аспектов составления такого документа. Однако если необходимость в таких данных отсутствует, справка составляется с пропуском данного момента.

Оформление выписки из штатного расписания с замещением

Отдельный вопрос возникает при оформлении должностей с замещением. Часто в организации функциональные обязанности по отдельной должности распределяются между другими специалистами. Это может быть обусловлено как нехваткой кадров, так и иными причинами.

При оформлении выписки в данном случае необходимо обратить внимание на правильность общей суммы совместительства. То есть все приводимые дробные составляющие, 0,25, 0,5 и подобные, в итоговой сумме должны составлять целую единицу.

Разница между выпиской из штатного расписания и штатным расписанием

Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные о возникновении, переименовании либо сокращении должностей, а также размере окладов, надбавок и количестве ставок. Соответственно, актуальная выдержка из него может потребоваться как самому работнику, так и различного рода контролирующим органам относительно одного либо нескольких работников, должностей.

Что такое выписка из штатного расписания?

Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки). Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов). Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.

Она может потребоваться:

сотруднику организации (как правило, для доказательственной базы в суде при рассмотрении трудовых споров);
для предоставления в налоговую и трудовую инспекции, пенсионный фонд РФ, ФСС в порядке ответа на соответствующие запросы (например, при проверках деятельности организации, определении правильности исчисления трудового (страхового) стажа, размера должностного оклада и так далее);
для представления в комиссию по организации тендера.

Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.

Кто делает и подписывает выписку из штатного расписания?

Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:

работник кадрового отдела. Его сфера ответственности – это правильное написание подразделений предприятия, наименований профессий (должностей), количества ставок;
бухгалтер. Он отвечает за правильное отображение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок.

Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.

В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:

верхняя часть документа должна содержать данные работодателя (полное и сокращенное наименование). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Агромаш»,
ООО «Агромаш»;
заголовок;
точная дата, когда был сделан документ;
реквизиты утверждающего приказа. Например: «Утверждено приказом № 01 от 01 июня 2018 г.»;
период действия. Например: «Вступило в действие с 01 января 2018 г.»
Окончательный срок указывать не следует, поскольку нормативных сроков действия штатного расписания не установлено;
основная часть, которую следует сделать в точном соответствии с данными исходного документа.
Для ее получения работнику необходимо заполнить заявление. Как правило, она делается на фирменном бланке до 3 рабочих дней (см. статью 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно бесплатна.

Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?

Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.

Выписка из штатного расписания для тендера

Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.

Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:

выписку;
заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).

Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.

Образец выписки из штатного расписания форма Т-3

Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.

Форма Т-3 содержит следующие данные:

наименование организации и номер документа;
дата составления и срок действия исходника;
содержательная часть, которая включает в себя 10 столбцов (их количество можно менять).

В последней части прописывают:

название структурного подразделения, его код;
должность, квалификация (разряд, категория). Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;
количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
примечания.

Как заверить выписку из штатного расписания?

В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.

Что такое выписка из штатного расписания?

Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу. Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных. В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.

Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:

Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
Для налоговой;
При участии в тендерах;
Для вступления в Саморегулируемую организацию;
Документ необходим лично работнику;
Для судового процесса.

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:

Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
ФИО составлявшего.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.

В выдержке указывают следующую информацию:

Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации - ОКУД и ОКПО;
Его название, дата составления и регистрационный номер;
Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку - указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.

Информация включает в себя:

Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
ФИО работника, его должность;
Разряд, категорию профессии или квалификацию;
Размер ставки (оклада) этого работника;
Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
Удержания, если таковые были;
Итоговая сумма к выплате (зарплата);
Последняя строка - это колонка для возможных примечаний.

В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.

Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников , например, по запросу для проверки в налоговую. Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.
На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

Выписка из штатного расписания – форма Т-3

Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018

Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости. Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы. В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.

Деятельность любого юридического лица сопровождается оформлением необходимых документов, которые придают этой деятельности официальный статус.

Относится к таким документам и штатное расписание - специальный документ внутреннего типа, в котором собрана вся информация по количеству рабочих мест и размерах установленной оплаты труда. По понятным причинам информация такого рода не передаётся для ознакомления третьим лицам, так как представляет собой коммерческую тайну.

Однако в отдельных случаях работникам необходимо предъявить информацию по штатам. В подобных случаях работодатель оформляет выписку - отдельный документ, представляющий собой точную копию небольшой части документа, имеющей отношение к конкретному сотруднику. Её и передают третьим лицам, запрашивающим сведения такого рода.

Основная задача выписки - это предоставление достоверной информации о работающем гражданине.

При этом основной документ (расписание) составляется на унифицированном бланке формы Т-3 (согласно Постановлению Госкомстата под номером 26, изданному в апреле 2001 года). Использование бланка - необязательное условие, однако, он облегчает составление расписания и по этой причине достаточно часто используются юридическими лицами.

При оформлении выписок не копируется основная часть или шапка расписания, в которой содержится информация для внутреннего пользования - дата составления, срок действия, регистрационный номер. Также не копируется заключительный раздел с подписями ответственных за составление сотрудников и реквизитами юридического лица.

В основной части расписания содержится информация по персоналу: указываются структурные подразделения, перечисляются должности и квалификации сотрудников, штатных единиц, для каждого места с учётом надбавок. Именно с этого раздела берётся информация для оформления выписок.

Форма, образец, нюансы оформления

Для выписок трудовым законодательством не установлено единой или унифицированной формы бланка.

По этой причине документ составляется уполномоченным сотрудником в свободной форме, но с обязательным внесением всех необходимых разделов и пунктов.

Сокращённая форма подачи информации в документе вызвана необходимостью сохранения личных данных работников. Но учитывая, что расписание не представляет собой государственной тайны, выписывать из него можно любую часть из основного раздела. Также допускается составление выписки из нескольких частей, когда из расписания берётся несколько пунктов информации, идущих не по порядку.

При этом уполномоченный на выдачу документа сотрудник следит, чтобы не искажался смысл копируемой информации, изложенной в оригинале .

Документ составляется тремя основными способами, разрешёнными на законодательном уровне:

в виде ксерокопии;
в виде фотокопии;
в виде текста, набранного на компьютере и заверенного уполномоченным сотрудником.

В документе указывается следующая информация:

Вверху слева вносится полное наименование юридического лица (сокращения недопустимы!). Здесь же справа вносятся коды ОКУД и ОКПО.
Следующим пунктом ниже шапки вписывается полное название документа, фиксируется его регистрационный номер и дата составления.
Далее вносится краткая информация по расписанию: на основании какого приказа (номер и дата издания) и на какой период оно было составлено. Здесь же указывается, сколько единиц всего насчитывается в штате.
В основной части документа воспроизводится таблица бланка штатного расписания.
В первой графе указывается название структурного подразделения и его специальный код, присвоенный у этого юридического лица.
Во второй графе вписывается название должности или специальности, с уточнением по разряду, категории и квалификации.
В третьей графе указывается количество единиц, работающих на данной должности.
Четвёртая графа сообщает, какая ставка () была назначена данному работнику на текущий год.
Пятая графа имеет несколько подразделов для перечисления видов надбавок, если таковые были начислены работнику.
В шестой графе вписывается общая сумма .
А седьмая графа предназначена для фиксации примечаний.
Внизу документ подписывается начальником кадрового отдела или другим уполномоченным сотрудником. Также свою подпись ставит и сам работник.
Документ заверяется главным бухгалтером либо руководителем организации или предприятия.

Все подписи вносятся с обязательным указанием занимаемой должности и расшифровкой!

Как правильно заполнить?

Порядок заполнения документа включает в себя следующие правила:

Обязательно вносятся реквизиты оригинала - дата его составления и регистрационный номер.
На документе ставит подпись то должностное лицо, которое подписывало оригинал.
Если это был не руководитель предприятия, он не подписывает и выписки.
Готовый документ в обязательном порядке заверяется уполномоченным лицом. Этот сотрудник вносит запись, что «копия верна», ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Обычно на предприятиях или в организациях, учреждениях имеется соответствующий локальный документ, в котором зафиксированы все основные правила выдачи выписок. Зачастую для выписок утверждается отдельный бланк, которым и следует пользоваться при заполнении документа.

Если выписка требуется внутри предприятия её заверять не нужно!