Примерный план на день. Трудности, связанные с техникой использования. Пусть списки будут простыми и выполнимыми

Часто люди начинают планировать свой день и …. перестают. Почему?

Разбираться, почему не работают методики личной эффективности и тайм-менеджмента у большинства начинающих начнем с малого, с самого элементарного — с построения списка дел на день.

В этой статье я предлагаю подробно разобрать самый простой на первый взгляд инструмент повышения эффективности использования своего времени — список дел на день.

Уверена пока четко не отработан алгоритм построения одного дня, сложно планировать неделю.

Как я живу день, так я живу жизнь

Известен интересный исторический случай, произошедший в сталелитейной компании «Bethlehem Steel Company». Компания решила повысить производительность своих сотрудников и всему руководящему составу, включая начальников отделов, было поручено составлять в конце рабочего дня список дел на завтра и строго следовать ему. Через три месяца результат всех удивил — работники стали лучше выполнять свои обязанности и повысили объемы.

Если вы только сейчас осознали необходимость начать создавать список ваших дел на день, то выберите самой простой инструмент- лист и ручку. Если у вас имеется некоторый опыт управления делами, то можно использовать любое электронное приложение. В любом случае, выбирайте любой инструмент, который лучше всего отвечает вашим привычкам и ритму жизни.

Впереди всего семь простых шагов, которые вам помогут создать работающий список дел на день и ответят на вопрос: почему раньше у вас это сделать не получалось?

1.Сбор входящей информации

Вспомните, где у вас хранятся подсказки о ваших делах, которые нужно сделать?
Возможно ваши ответы будут такими:

блокнот или ежедневник;
стикеры на мониторе;
прочие листочки на столе или сумке и т.д

Список всех невыполненных дел, обязательств, полезной информации и прочего будем называть «входящим». А место, в котором хранятся входящие мы будем называть «Входящие» или «Inbox». Другими словами «Входящие» — это список всего, что ждет от нас решения и включает в себя как личные дела, так и рабочие.

Задача первого шага выработать привычку немедленно фиксировать письменно входящую информацию и складывать ее в свой inbox. А все ваше многообразие inbox (блокнотики, стикеры, записочки, листочки) свести к минимуму. Подробнее о входящих корзинках или inbox можно .

А сейчас выпишите на лист отдельными строчками все дела, которые всплывают в вашей памяти на данный момент в той формулировке как вам привычно. Выписали? Отлично, данный лист и будет являться вашим inbox. По мере возникновения новых дел, идей, мыслей и прочего выгружайте их именно в этот список.

Скорее всего этот список будет мало похож на список задач, но это будет первый шаг на пути к управлению своим днем.

2. Правильная формулировка задач

Ответьте на вопрос: какую задачу вы выполните первой- срочную или важную?
А теперь проверьте свой ответ. Правильный ответ на поставленный выше вопрос — вы выполните первой понятную задачу.
Именно поэтому важно правильно формулировать задачу. Что это означает?

Правильно сформулированная задача должна отвечать следующим критериям:

формулировка задачи должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и начинаться с глагола
Например, позвонить, написать и т.д
в формулировке задачи должен содержаться результат ее выполнения. Например, не ставим задачу — «зайти в турагенство», ставим задачу — «выбрать тур для отпуска».
лаконичная форма задачи, т.е объем знаков в формулировке должен быть не более 50-80 знаков.
выполнение задачи должно занимать не более 30 минут (в отдельных случаях допускается до 1 часа)
формулировка задачи должна совпадать с действием по ее выполнению. Например, если для задачи «позвонить Маше» требуется взять телефон, набрать номер Маши и ждать ответа, то задача сформулирована верно. Если для выполнения задачи «позвонить Маше» требуется сначала «спросит ее номер телефона у Сережи», то в список задач нужно писать последнее.

А теперь из вашего списка «Входящие» возьмите первое дело и выразите его так, чтобы формулировка соответствовала 5 критериям, обозначенных выше.

3.Единый список дел

На этом шаге поочередно проводим обработку дел из списка «Входящие», используя 5 критериев правильной формулировки задачи. В результате получаем список задач на день.

Обработка входящих и формулировка задач по 5-ти критериальной системе необходимо делать ежедневно. Как правило, это занимает не более 15-20 минут.

Список дел на день должен быть единым. Не делим списки задач на личные и рабочие. Все пишем в одном списке.

Список должен быть единым, единственным и всегда на виду, тогда вы точно ничего не забудете.

4.Не превращайте проекты в задачи

Проект — это дело, состоящее из более, чем одна,задач, длительностью до 30 минут.

Например, построить дом — это проект, так как достичь такого результата за одно действие за 30 минут невозможно.

Дробим такие дела на задачи длительностью не более 30 минут.

Список дел на день должен содержать только задачи, а не проекты. Внимательно просмотрите свой список дел. Если заметили, что ряд задач слишком трудоемки и времязатратны, скорее всего это — проекты. Дробим такие дела на более мелкие задачи до тех пор, пока выполнение задачи займет не более 30 минут.

5.Не планируй слишком много

Не ставьте в список на день больше 8-10 задач.
Очень часто мы переоцениваем то, что мы можем сделать за день. Это добавляет негатив в нашу жизнь и приводит к разочарованию в пользе планирования.

Запланированные задачи на день должны составлять не более 60 % рабочего времени. остальные 40 % заполнят непредвиденные ситуации. Такой подход позволит сделать план дня более гибким и снимет напряженность.

6.Начни сначала

Даже если попытка вести список дел не увенчалась успехом, начать сначала можно в любой момент.

В этом случае, когда мы срываемся со своей системы, то расстраиваемся и думаем, что эта система не для нас, что это не для меня.

Важно понимать, что можно начать заново в любой момент.

7.Искореняйте прокастинацию

Есть задачи, которые мы не делаем день за днем. Правильно сформулированная задача не дает повода к прокастинации.

Если ваша задача не выполняется от 3 и более дней, то

такие задачи будет полезно переформулировать.
взять и разбить на еще более мелкие задачи.

Этот материал можно использовать как инструкцию к применению. Если вы хотите управлять своим днем, то выполняйте предложенный алгоритм ежедневно в течение одного месяца, уверенна, что результат такой работы вам очень удивит и понравится.

«Один из секретов того, как успеть сделать больше, – составлять список дел на каждый день, иметь его перед глазами и руководствоваться им» Жан де Лафонтен

Если эта статья вам помогла, буду рада комментариям. Делитесь статьей с друзьями и подписывайтесь на рассылку блога!

Успехов и высокой продуктивности!

Маленькие изменения работают. В своей практичной книге Бретт Блюменталь, автор бестселлеров по здоровому образу жизни, рассказывает, как можно укрепить здоровье и благополучие, развивая мозг. Автор предлагает делать по одному небольшому, но важному изменению в неделю – от развития музыкального слуха до потребления полезной для мозга пищи и отказа от мультизадачности. Вместе эти небольшие изменения приведут...

Вместе эти небольшие изменения приведут к большим результатам – вы сможете улучшить память, повысить продуктивность, меньше нервничать и стать счастливее.

Книга «Одна привычка в неделю » с конкретными указаниями, подкрепленными исследованиями экспертов, полезными графиками и упражнениями, станет вашей дорожной картой на пути к лучшей жизни. И это путешествие будет не менее приятным, чем результат.

«Один из секретов того, как успеть сделать больше, – составлять список делна каждый день, иметь его перед глазами и руководствоваться им», – Жан де Лафонтен.

Перемена этой недели может показаться чересчур простой. Но составление списков дел, которые вы собираетесь завершить сегодня, на этой неделе, в этом году, чрезвычайно полезно, чтобы избежать стресса, повысить производительность и ощутить счастье.

Когда мы пытаемся запомнить все дела, которые нам предстоит переделать в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список дел на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть и заплатить за это высокую цену. Как утверждает Соня Любомирски, доктор философии и автор бестселлера «Психология счастья», человек способен одновременно удержать в памяти 7-9 предстоящих дел. Составление списка позволяет высвободить мыслительные ресурсы для анализа, расстановки приоритетов и даже привлечения внешних возможностей, чтобы достичь максимального результата.

Составление и выполнение списков дел дает нам видимую картину того, что необходимо сделать. При этом мы получаем возможность рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору стоящих перед нами задач. При использовании списков мы можем не брать на себя ответственность за одновременное решение нескольких задач (из следующей главы вы узнаете, что попытки выполнять одновременно несколько задач могут негативно влиять на производительность), сосредоточиться на самой актуальной из них и добиться максимальной эффективности. Если мы еще и грамотно распределяем свои задачи по времени, то можем сосредоточиться на первоочередных проблемах.

Когда мы завершаем дело и вычеркиваем его из списка как выполненное, то испытываем чувство вознаграждения. Мы ощущаем себя успешными, способными и компетентными, и это поднимает нашу уверенность в себе и повышает самооценку. И все это приносит нам ощущение счастья.

Путь к успеху: составляем список дел

Список дел похож на внешний жесткий диск, поддерживающий вашу память. Он позволяет полностью сосредоточиться на самих делах, а не удержании их названий в памяти. То, что казалось ужасно трудным, становится выполнимым. Но когда такие списки используются неправильно, они могут стать дополнительными источниками стресса. Рекомендую следовать простым правилам.

Выбирайте подходящий вам формат списков

Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими портативными устройствами. При этом вы можете получить определенные преимущества: синхронизировать ваш список с календарем, составить заметки-напоминания на важные даты и легко обновлять эту информацию. Есть различные приложения и онлайн-ресурсы, значительно упрощающие работу по планированию ваших дел и контролю их выполнения. Помните, что списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Так что выбирайте любой формат, который больше всего соответствует вашему ритму жизни и характеру.

Пусть списки будут простыми и выполнимыми

Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их и тем труднее вам покажутся задачи. Усложнение и перегрузка списков ненужной информацией обернутся дополнительной стрессовой нагрузкой и даже могут помешать выполнению задач. Дополнительным стрессом может стать и попытка достижения слишком большой цели. Пункты списка должны быть простыми и понятными. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, попробуйте разбить ее на мелкие части и решайте их по очереди. По мере продвижения у вас будет сохраняться мотивация к тому, чтобы добиться и поставленной вами большой цели.

Систематизируйте списки по времени достижения целей

Систематизируйте списки так, чтобы не смешивать задачи, которые требуют значительного времени, с относительно краткосрочными. Перемешивание таких задач и целей может негативно отразиться на вашей способности их выполнить. Сгруппируйте задачи, которые должны быть решены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже. Дэвид Аллен, автор бестселлера « », утверждает, что если в списке ваших дел на сегодня есть то, что может подождать до завтра, то оно отвлечет вас от задач, которые необходимо решить именно сегодня.

Аллен рекомендует тщательно записывать и систематизировать дела, цели и задачи, которые вам предстоит решить. Он считает, что мы должны иметь отдельный список неотложных дел «на сегодня» и «ближайшую перспективу». Также нужно составить «более толстые файлы» для дел на следующий месяц и следующие 12 месяцев. Аллен рекомендует иметь под рукой списки на сегодня и ближайшую неделю, а «списки будущего» хранить в отдельных папках в другом месте и просматривать раз в неделю-две, выделяя те позиции, которые должны быть перенесены в списки ближайших текущих дел.

Систематизируйте списки по целям

«Материальные списки» (например, списки покупок, ведомости или списки приглашенных на вечеринку), конечно, имеют какую-то цель – прежде всего снизить стрессовую нагрузку из-за боязни что-то забыть. Но их нужно отделять от тех, в которых формулируется решение конкретных задач. Помните, что в таких списках не может быть недоговоренностей и неясностей. Например, пункт «Подумать о летнем отдыхе семьи» неконкретен и расплывчат. Лучше формулировать задачу иначе: «Подобрать конкретное место отдыха и гостиницу для летнего отпуска». Она предполагает получение определенного результата или решения. Расплывчато звучит и задача «Проработать вопрос о покупке для нашей семьи идеального дома». А вот если в ней выделить «Открыть накопительный счет на сумму 500 долл. для приобретения дома», то это уже требует конкретного действия и результата.

Систематизируйте списки целей по сферам жизни

Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит вам избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел, станет раздражающим фактором и ослабит внимание к решению актуальной задачи.

Расставляйте дела в ваших списках по их приоритетности

Каждый день просматривайте свои списки дел и расставляйте в них приоритеты, используя буквы алфавита (А, Б, В и т. д., в порядке убывания срочности и важности). Литерой А обозначайте самые важные дела, Б – следующие в очереди, а В – те, которые могут подождать.

Искореняйте в себе медлительность

Если вы заметите, что один и тот же пункт в вашем списке дел назойливо «выскакивает» перед вашими глазами, то, скорее всего, вы слишком медлительны и желаете отложить дело в долгий ящик. К сожалению, от медлительности или нерешительности никто не застрахован.

Они проявляются в следующих ситуациях:

когда мы не испытываем острой необходимости в выполнении этого пункта плана или считаем его не слишком важным;
если поставленная нами задача слишком трудна;
когда пункт важен, но мы настолько не заинтересованы в решении этой задачи, что готовы смириться с негативными результатами от ее невыполнения, чем что-то сделать, чтобы вычеркнуть ее из списка.

Если решение задачи откладывается по первой причине, то ее и не нужно упоминать среди первоочередных. Если действует вторая причина, то вам могут помочь время, совет со стороны или даже участие кого-то из вашего окружения в ее решении. Если же вы имеете дело с третьей причиной, попросите помощи, чтобы облегчить задачу. Можно поместить ее в категорию первоочередных. Это будет означать, что только после ее решения вы можете перейти к другим, более приятным делам. Если при этом вам удастся закончить дело, то вы получите большое моральное удовлетворение.

Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя

В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные или трудозатратные задачи, потратьте несколько минут на то, чтобы вспомнить ваше достижение. Наградите себя за него небольшим отдыхом или чем-то приятным.

В работе со списками будьте реалистичны, гибки и понимайте ситуацию

Помните, что порой тщательно разработанные планы рушатся по непредвиденным причинам: вы на несколько часов застреваете на телефонных переговорах; вас вызывают на незапланированное совещание; ваш ребенок заболевает, и вам необходимо забрать его из школы; у вашей машины спустило колесо, в результате срывается важная служебная поездка и т. д. Всего предусмотреть нельзя. Поэтому старайтесь всегда, когда по объективным причинам не удается завершить дела из вашего списка в данный конкретный день, сохранять здравый взгляд, гибкость и понимание ситуации. Придерживайтесь приоритетов, расставленных в ваших списках. Если вы не успеваете сделать всё, попытайтесь выполнить хотя бы первоочередные пункты. И помните: завтра будет новый день!

Немного о том, что не входит в списки ваших дел

Разумеется, всем нам нужны перерывы на отдых в течение рабочего дня. Но между продуктивным отдыхом и непродуктивными тратами времени есть очень расплывчатая грань. Если вы почувствуете, что в ходе рабочего дня неэффективно тратите время, проследите, сколько вы теряете. Отметьте для себя, сколько времени уходит на личные звонки, блуждание в интернете, социальных сетях, просмотр телепрограмм или не вызванные служебной необходимостью встречи с коллегами. Потом решите для себя, сколько такого времени вы готовы отдать на увеличение производительности и сколько вам необходимо для отдыха. Затем попытайтесь планировать перерывы так, чтобы они не были случайными, а подчинялись системе, где четко определено время их начала и окончания. Все это поможет вам сократить непроизводственные временные потери.

Все так элементарно, что, казалось бы, не стоит об этом и упоминать. Однако это не совсем так. Если копнуть глубже, то именно со списка, в общем-то, все и начинается. Такая вот единица планирования. Вы замечали, как плохо составленный список влияет на вашу продуктивность? Поэтому — по аналогии с известной поговоркой — как список напишешь, так день и проведешь. Как составить список дел на день и сделать его своим незаменимым и лучшим помощником?

Итак, обо всем по порядку.

Распорядок дня мамы сопряжен с режимом малыша. Маме всегда необходимо быть готовой к переменам и форс-мажорам. И, разумеется, список нам служит чем-то вроде компаса, помогающего сориентироваться в потоке различных дел. Но, вот беда, нам иногда сложно написать свой рабочий лист… Как правило, «виноваты» в этом трудности, связанные с:

мотивацией,
техникой составления,
техникой использования.

Я применяю несколько хитростей-подсказок, облегчающих воплотить задуманное и записанное в жизнь.

Трудности, связанные с мотивацией

Иногда мы не можем заставить себя взять ручку и блокнот и начать планировать лишь потому, что не уверенны в целесообразности и необходимости выполнения задачи. Понимание и принятие смысла написания списка помогает мне делать это осознанно. А значит, ничего не пропустить и не внести лишнего.

Подсказка №1

Зачем еще нам нужен список? Оказывается, не только для того, чтобы знать последовательность событий предстоящего дня. Я насчитала целых 10 положительных сторон грамотного списка:

наглядность;
четкость;
напоминание;
контроль;
упорядоченность;
структурирование своей деятельности;
заряд мотивации, особенно в конце дня;
«освобождение» головы от того, что должно быть на бумаге;
экономия времени;
возможность оценить свою продуктивность.

Ну, как? Вдохновляет?

Трудности, связанные с техникой составления

Как составить список дел на день? Что для этого нужно, а что нет? Продолжаем наши подсказки.

Подсказка №2

Программы-напоминалки, блокнот, листы: очень важно подобрать формат записей удобный именно вам. Главное, чтобы «путь» к списку был как можно короче. Лично я отдаю предпочтение обычным листам бумаги или готовым бланкам. Так я могу в любой момент исправить или подкорректировать планы, не отрываясь от дел.

Подсказка №3

Как должен выглядеть ежедневный список дел? Основные три требования, которым должно следовать в любом случае: краткость, ясность, наглядность. Кстати, это не обязательно должен быть традиционный пронумерованный столбик. Вот мне, к примеру, проще и эффективнее работается со схемами и таблицами. Можно также и что-то на подобие интеллект-карт создавать.

Подсказка №4

Психологи советуют использовать в списках глаголы как призывы к действию. Например, писать не абстрактное «заказ», а «уточнить сроки», «просмотреть статью» и т. п.

Подсказка №5

С чего начать? Для новичков, коим я и была совсем недавно, лучше начать с большого списка, туда я вносила все свои задачи и рутинные дела. Так можно приблизительно оценить объем ежедневных дел и затраченное на них время. Сегодня у меня несколько тематических списков (личностный рост, досуг и отдых, развитие сына) и перечень рутин. К тому же несложно объединять дела в группы и совмещать.

Подсказка №6

Не спешите делать из списка «простынь», как это делала я, отдавая дань своему перфекционизму. Важно реально оценивать свои возможности и вносить посильное количество задач. Мне понравилась известная методика 1-3-5 (1 важное дело, 3 менее важных и 5 мелочей) под разными индивидуальными вариациями в зависимости от обстоятельств дня.

Трудности, связанные с техникой использования

Ну, вот, списочек готов к употреблению. Теперь поговорим о том, как заставить его эффективно работать. Или, по-простому, как же им пользоваться?

Подсказка №7

Так устроена наша психика, что в зону фокуса ее работы попадает тот материал, который находится перед глазами. Обеспечьте себя списками в тех местах, где они вам нужны. У меня – это кухня и рабочий стол, иногда я беру их с собой, когда выхожу из дома по делам, чтобы в транспорте или на улице их подправить.

Подсказка №8

Возле списка – ручка обязательна!!! Без комментариев.

Подсказка №9

Снова подсказка для новичков или мам, у которых никак не получается освоить это нехитрое (только на первый взгляд) занятие. Вести учет ежедневных дел – полезная привычка, для ее формирования требуется время. Дайте себе положенные три недели и точка.

Подсказка №10

Конечно, чтобы список работал на вас, необходимо определить приоритеты, время и сроки. Это три составляющие успешного планирования. Поэтому я люблю именно таблички, где для каждой из них есть своя графа. А разноцветные ручки и маркеры – веселое и наглядное дополнение.

Подсказка №11

Еще один немаловажный момент: когда планировать? Все сугубо индивидуально. Одним мамам лучше вечером, другим – с утра, а третьим – и то и другое вместе, как мне.

Подсказка №12

Не спешите избавляться от использованных списков! Они способны улучшить вашу систему тайм-менеджмента. Сохраните их на протяжении, скажем, 2-3 недель и проанализируйте, отвечая на следующие вопросы:

Какие дела превалируют в вашем списке?
Соответствуют ли они вашим приоритетам?
Вы затрачиваете на них столько времени, сколько планируете?
Какие дела хронически откладываются? Почему? Причина в технических проблемах планирования?
Довольны ли вы своей системой планирования?

Если вам известно больше секретов, как составить список дел на каждый день, пожалуйста, поделитесь!

Виктория Сегеда, мама сыночка 1,5 года, врач-психиатр, копирайтер